Num ambiente empresarial onde as exigências dos clientes ou a oferta da concorrência variam de dia para dia, as empresas não podem concentrar se durante meses em apenas um projeto sem correr o risco de que ao finalizá-lo, este já não seja útil ou eficaz para o objetivo que pretendiam. Surgem assim, as metodologias de trabalho ágeis, onde o Scrum é postulado como um dos sistemas mais utilizados pelas organizações.
O que é o Scrum?
Como dissemos, o Scrum é um processo de trabalho integrado dentro da Metodologia Ágil que tem como propósito otimizar o rendimento das empresas. As suas origens remontam a 1986, ao artígo The New New Product Development Game, publicado por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, no qual os autores apresentavam um novo sistema de gestão de projetos baseado na agilidade, na flexibilidade e na incerteza.
O trabalho tinha como referência os exemplos de empresas tecnológicas como HP, Canon ou Honda, nas quais se começavam a vislumbrar novas metodologias de trabalho que lhes permitiam obter resultados mais eficazes. Invés de aplicar um modelo tradicional de planificação e execução, este novo sistema baseia se no fracionamento do processo em ambientes complexos com entregas parciais e regulares do produto final. No sistema Scrum, a companhia pode pôr em marcha um projeto desde o primeiro momento, sem necessidade de documentar ou planificar previamente o mesmo.
Quais são as suas características?
Junto a outras metodologias de trabalho ágeis, o Scrum apresenta as seguintes notas distintivas:
- Flexibilidade: não há objetivos nem um plano de ação fechado, estes vão se criando progressivamente durante o processo, adaptando-se às mudanças que possam surgir.
- Auto-organização: as equipas de trabalho funcionam com uma alta autonomia, estão focados na melhoria contínua e mantêm uma retroalimentação constante entre os diferentes implicados. Assim, no Scrum são apresentados ciclos curtos de trabalho de entre dois a quatro semanas por término geral, assim como reuniões diárias durante o seu desenvolvimento.
- Controlo moderado: é necessário que a empresa permita que sejam as próprias equipas as que se auto-controlem entre si para fomentar a criatividade.
- Conhecimento compartilhado: na metodologia Scrum, todos os integrantes do projeto aprendem com todos, enriquecendo o resultado.
Quando utilizar estas metodologias de trabalho?
Apesar da sua eficácia, Scrum não gera um êxito universal, mas a sua aplicação será recomendável em função do projeto ou empresa. Neste sentido, as metodologias de trabalho ágeis são adequadas quando:
- É necessário apresentar resultados imediatos, sem esperar um desenvolvimento integral do produto ou serviço.
- Os requisitos do projeto não estão detalhados ou sofrem modificações ao longo do processo.
- Existe uma alta incerteza em relação aos objetivos ou funcionalidades do produto ou serviço.
- Se a concorrência é alta a empresa deve estar alerta sobre as novas inovações ou exigências do consumidor.
- Requer um controlo exaustivo que evite as falhas.
Quem participa no Scrum?
Um dos princípios básicos recolhidos no Manifesto Ágil, publicado em 2001, é que os indivíduos e interações devem situar-se acima dos processos e ferramentas. De fato, o Scrum deve o seu nome ao rugby, por essa estreita colaboração que realizam os trabalhadores implicados no projeto durante o seu desenvolvimento.
Neste sentido, no Scrum confluem os seguintes papéis diferenciados:
- Product Owner: o responsável da tomada de decisões e o desenho inicial do projeto.
- Scrum Master: o encarregado de comprovar que o modelo e a metodologia funciona e, eventualmente, resolver qualquer incidência que ocorra.
- Equipa de desenvolvimento: está integrada pelos profissionais que participam no projeto.
- Usuários: são os clientes ou destinatários finais do produto ou serviço que devem ser escutados pela empresa para a execução do projeto.
- Stakeholders: todos aqueles grupos de interesse a que o projeto possa afetar (fornecedores, investidores…).
Como funciona o Scrum?
As metodologias de trabalho ágeis são processos interativos, ou seja, organizam se em ciclos breves, invés de um ciclo global.
Estes ciclos em Scrum são chamados sprints e desdobram se nas seguintes fases:
- Conceptualização: onde se fixam as características gerais do produto ou serviço que se quer gerar e se designam os empregados implicados no mesmo.
- Especulação: se estabelecem os parâmetros de trabalho, as funcionalidades previstas e os limites de tempo e orçamento. Esta etapa é repetida em cada ciclo ou sprint.
- Exploração: se desenvolve todas as funcionalidades do produto.
- Revisão: a equipa constata que o resultado concorda com o objetivo desejado através de ferramentas de medição.
- Fecho: se entrega a versão do produto. Não obstante, ao requerer vários ciclos, não falamos do produto final, mas serão realizadas várias mudanças, chamadas de manutenção, para alcançar o produto final desejado.
Como ferramentas, o Scrum utiliza três tipos de instrumentos:
- Product Backlog: é uma lista de tarefas, funções e requerimentos genéricos do projeto. Seria como a folha da rota de toda a equipa.
- Sprint Backlog: consiste em uma ou várias tarefas das recolhidas no documento anterior para a sua execução no prazo de 2 a 4 semanas.
- Daily Scrum Meeting: à medida que se desenvolve, as equipas assistem a estas reuniões diárias para compartilhar os avanços realizados em cada tarefa e apresentar os seguintes passos a levar a cabo.
Para aprofundar estas novas metodologias de trabalho, no Grupo P&A contamos com diversas iniciativas formativas vinculadas à inovação em Project Management, como o curso ‘Desenvolver a inovação e a criatividade dentro da empresa’ ou ‘Desenvolvimento de competências e equipas’.
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