Só 29% dos projetos implementados pelas empresas em 2015 tiveram êxito, entendendo por êxito que cumpriram os prazos e as previsões de objetivos, segundo recolhe o CHAOS Report de The Standish Group, que também assegura que dois de cada dez iniciativas foram suspensas sem chegar ao término.
É, portanto, necessário que as empresas incorporem estratégias de gestão de projetos que permitam a correta execução dos planos e impulsionem o avanço da empresa num ambiente altamente competitivo. Para isso, os diretores dispõem de diferentes ferramentas, como as metodologias ágeis. Mas, em que consistem estas técnicas e com o que contribuem na direção de iniciativas?
A gestão de projetos
Segundo o Project Management Institute, a gestão ou direção de projetos é “a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para as atividades que compõem os projetos, com a finalidade de satisfazer os requisitos do mesmo”.
Devemos partir da base de que, no momento de levar a cabo uma iniciativa, as organizações devem ter em conta três fatores:
- O tempo ou prazo de execução.
- O alcance ou grau de consecução dos objetivos.
- O custo ou orçamento atribuído para o seu fim.
Como podemos assegurar que estes três elementos se respeitem durante a execução do plano e se possa qualificar o projeto como bem sucedido? Neste sentido, os responsáveis das iniciativas devem selecionar as ferramentas englobadas nas duas tipologias gerais: as metodologias ágeis e preditivas.
Metodologias ágeis e preditivas
Tradicionalmente, as empresas têm baseado a gestão de projetos nas metodologias preditivas, onde a gestão de projetos parte de uns objetivos e, em função dos mesmos, a empresa realiza uma previsão de custo e tempo requerido para o seu cumprimento. Tal é o caso das ferramentas RUP e MSF.
Como assinalam Roberth G. Figueroa, Camilo J. Solís e Armando A. Cabrera no seu trabalho Metodologias tradicionais Vs. metodologias ágeis, as primeiras “centram a sua atenção em levar uma documentação exaustiva de todo o projeto e em cumprir com um plano de projeto, definindo tudo isto, na fase inicial do desenvolvimento”.
Porém, dado o ambiente de constante mudança em que nos encontramos, o sector empresarial começou a por em prática novos modelos mais flexíveis que permitem adaptar os projetos durante a sua execução.
Surgem assim as metodologias ágeis, nas quais se parte de um custo e prazo determinado e, a partir de estes parâmetros, ajusta se o alcance da iniciativa, pondo ênfase em quatro princípios:
Este novo foco de planificação adaptativa baseia se em quatro princípios, recolhidos no Manifesto Ágil criado por 17 especialistas em 2001:
- Prioridade dos indivíduos e das interações em relação aos processos e ferramentas utilizados.
- Preferência de contar com um software que funcione ao dispor de uma documentação extensa.
- A colaboração com o cliente é mais importante que a negociação de contratos.
- Os esforços devem centrar-se em potenciar a capacidade de resposta perante as mudanças no cumprimento de um plano pré-estabelecido.
Vantagens e inconvenientes das metodologias ágeis
As metodologias ágeis de projetos oferecem maior liberdade às organizações, contribuindo com as seguintes vantagens:
- Flexibilidade. Ao não dispor previamente de objetivos definidos, os projetos realizados segundo este modelo podem readaptar-se às mudanças que surjam durante a sua execução, dando uma resposta atualizada e de acordo com as circunstâncias.
- Melhoria contínua. A planificação não se encerra no momento inicial, mas vai se realizando um desenvolvimentos incremental ao longo de todo o processo, incorporando otimizações de forma constante.
- Redução de erros. Esta revisão gradual do projeto conforme se executa permite detetar as falhas da iniciativa rapidamente e corregi-las.
- Especial êxito nos objetivos indefinidos ou a longo prazo. As metodologias ágeis estão especialmente indicadas naqueles projetos nos quais o alcance ou as metas não estão claras, mas que se irão conhecendo e conseguindo conforme evolua a iniciativa, ou quando são iniciativas com um extenso desenvolvimento durante o qual se produzam numerosas evoluções do mercado.
- Comunicação. Dado que não existe uma distribuição de objetivos pormenorizado, o modelo precisa de um fluxo de comunicação constante entre os distintos trabalhadores ou departamentos intervenientes nas equipas de trabalho, e de toda a informação que cada individuo contribua sirva para dar forma ao projeto final.
Por outro lado, perante esta flexibilidade das metodologias ágeis, o sistema também tem os seus hándicaps:
- Gerar incerteza, ao não estarem os objetivos definidos.
- Podem se alargar demasiado no tempo, dado que, ao não estar nada fechado, vai se ter que investir mais tempo em concordar e especificar os detalhes.
- Podem dar lugar a conflitos de equipa, devido a essa contínua interação entre diferentes profissionais.
- Ao não existir uma rota exaustiva, o papel dos membros do projeto é fundamental para chegar a bom porto, de modo que a ausência de algum dos profissionais pode causar graves obstáculos para o êxito da iniciativa.
Sistemas ágeis mais utilizados
Dentro das metodologias ágeis, os responsáveis da gestão de projetos contam com um amplo abanão de instrumentos ou softwares, destacando os seguintes:
- Scrum. Concentra os esforços em dar prioridade aqueles pontos do projeto que tenham mais valor para a empresa, potenciando o ROI da iniciativa.
- Extreme Programming (XP). Desenvolvida por Kent Beck, esta ferramenta sobrepõe a capacidade de adaptação às mudanças em qualquer fase do projeto à determinação inicial de necessidades e posterior reajuste.
- Kanban. As suas origens situam se nos projetos “just-in-time” (JIT) da Toyota e baseia a sua metodologia no uso de cartões que identificam os trabalhos cumpridos e por executar de forma visual, como é o caso de Trello.
- AUP (Agil Unified Process). É uma versão simplificada do Processo Unificado de Rational (RUP) focalizado especialmente na gestão de riscos durante o desenvolvimento do projeto.
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