¿Acabas de iniciarte en Trello? Esta herramienta de gestión de proyectos y equipos es cada vez más popular en el mundo empresarial, gracias a las facilidades que aporta a la hora de organizar el trabajo de los miembros y departamentos de una compañía.
Para aprovechar al máximo su potencial, te contamos cómo puedes dar tus primeros pasos en la plataforma y las funciones que ofrece en el desarrollo profesional.
¿Nuevo en Trello? Tutorial de la herramienta
 

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Accediendo al sistema de Trello: tutorial para novatos

Para comenzar a trabajar con la herramienta digital, lo primero que debes hacer es acceder a la página web de Trello e inscribirte como usuario, introduciendo un correo electrónico y una contraseña.
Una vez dentro del sistema, la interfaz está compuesta por tres bloques jerarquizados de contenidos:

  • Boards o tableros. Son los grupos más genéricos, donde se integran el resto de instrumentos de organización. Puedes crear tantos tableros como proyectos quieras desarrollar. Por ejemplo, puedes tener un grupo para coordinarte con los miembros de tu equipo y otro para compartir la agenda con otros jefes de área a modo de trabajo interdepartamental. En este momento, ya puedes incluir las personas que pertenecerán a cada board y configurar su visibilidad como público, privado o para los miembros seleccionados.
  • Listas. Dentro de cada tablero, Trello te da la opción de crear listas como subcategorías que aparecen en la pantalla de forma vertical. Puedes generar columnas con proyectos pendientes, ideas o iniciativas, tareas por hacer, trabajos ejecutados… Una vez puesta en marcha la lista, puedes configurar los miembros participantes, moverla, copiarla o archivarla.
  • Cards o tarjetas. La última pieza organizativa son las cards, una especie de tarjetas donde los miembros del tablero pueden subir el contenido dentro de cada lista, permitiendo configurar etiquetas de colores por temática (con opción para daltónicos); incluir y eliminar trabajadores adscritos a la tarjeta; poner fecha de vencimiento para el cumplimiento o vigencia de esa card; compartirla con otras personas u organizarla por orden de prioridad; archivarla, moverla o copiarla a otra lista.

El funcionamiento de Trello es muy intuitivo, pues es la versión 3.0 de una pizarra llena de post-it, con la ventaja de que puedes organizar los ítems por grupos de actividad y mover los recordatorios (cards) de un lado a otro en cualquier momento simplemente arrastrándolos. Así, de un solo vistazo, podrás saber si algún trabajador ha ideado una nueva iniciativa o si otro empleado ha llevado a cabo una tarea pendiente.
Además, el hecho de que la plataforma posibilite la inclusión de enlaces, documentos, comentarios… en las tarjetas posibilita que los participantes puedan acceder a toda la información necesaria.
 

Configuración de la interfaz

Una vez que te hayas familiarizado con el funcionamiento de Trello, puedes ampliar el manejo a través de la configuración de tu usuario.
En este sentido, la herramienta de gestión de proyectos y equipos guarda toda la actividad que se ha realizado desde la creación del tablero, por lo que siempre puedes comprobar cómo ha sido la evolución del trabajo y quién lo ha ejecutado.
En tu perfil, también podrás personalizar la plataforma, seleccionado el idioma o tu nombre de usuario, escogiendo un avatar que te represente o determinando la periodicidad y tipo de las notificaciones.
Junto a esto, Trello permite confeccionar el menú de cada tablero, desde añadir imágenes del board, elegir el color de fondo o habilitar potenciadores, unas aplicaciones extra de la plataforma con las que los miembros pueden votar las tarjetas o asignar un exhaustivo ‘timing’ y que te permitirán que el trabajo siempre esté bajo control.
 
Fotografía: Ann Arbor Give Camp
 

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