É frequente que nas organizações, quase todo o mundo, se queixe das reuniões: são uma perda de tempo; duram demasiado; não se resolvem os problemas; há “reunionitis“…
Porque é tão difícil ter reuniões que motivem e interessem aos participantes?
A resposta óbvia é que cada um de nós pretende coisas diferentes segundo os seus interesses e expectativas. Uns preferem um processo altamente estruturado e disciplinado que permita tomar decisões rápidas e efetivas. Outros buscam uma discussão livre, com uma participação aberta. Existem pessoas que concebem as reuniões como uma ocasião para que a equipa se conecte, se relacione e crie vínculos entre os seus membros. Alguns consideram que é o momento adequado para levar os seus projetos adiante.
Enfim, a lista de diferenças seria interminável, tantas como os participantes. Portanto, é conveniente admitir que a maioria das reuniões provocarão, nalguns participantes, queixas e insatisfação tanto com o processo como nos resultados.
Toda a reunião terá sempre múltiplos objetivos e, nem sempre, serão a soma dos propósitos que têm os assistentes à mesma; portanto, nem todo o mundo estará igualmente contente com os resultados. O desafio é estruturar e dirigir reuniões que satisfaçam a maioria dos assistentes.
O líder médio dedica, como mínimo, uns 15% do seu tempo semanal a reuniões formais. A questão é: que fazer para que o tempo que passamos juntos numa reunião seja satisfatório para o maior número possível de pessoas?
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Preparação: As reuniões efetivas começam com uma boa agenda.
- Dedique tempo à preparação. O valor de uma reunião aumenta se o tempo disponível se dedica a questões importantes. Idealmente, estes são temas de grande interesse para a maioria dos membros do grupo. O tempo dedicado para elaborar cuidadosamente uma agenda elevará significativamente o valor da reunião. As agendas fixas, repetidas mês após mês são as responsáveis das reuniões ineficazes, que mal gastam o tempo de todos.
- Priorize a importância dos temas. É necessário hierarquizar os temas segundo a sua importância, colocando em primeiro lugar aqueles de maior importância. Desta forma garantiremos que os ditos temas serão tratados no caso de que se esgote o tempo. Ao mesmo tempo envie um rascunho da agenda aos participantes com o fim de: 1º que estejam informados e vão preparados; e 2º pergunte se falta algum tema importante.
- Aclare o propósito e sentido dos temas da agenda. Defina com clareza o objetivo da reunião, se é uma reunião informativa, de recolha de informação e opiniões ou de tomada de decisões. Os assistentes sentem-se melhor quando se lhes clarifica o propósito da reunião e, sobretudo, se conhecem qual vai a ser o seu papel na mesma. A informação prévia e sua clarificação elimina dúvidas, prejuízos e irregularidades.
- Atribua uma duração determinada a cada um dos temas (periodização). Criar expectativas de tempo gera uma predisposição face à cadência e ritmo da reunião, facilitando o seu rápido desenvolvimento. Ao mesmo tempo, realça o nível de importância de cada tema.
Sem uma preparação adequada as probabilidades de uma reunião efetiva são nulas.
O Diretor da Reunião.
Uma vez que se tenha preparado corretamente a reunião, mediante uma agenda, as reuniões necessitam de uma pessoa ativa e envolvida que a dirija:
O Diretor da Reunião:
1º Marca o ritmo da reunião. Os líderes, que dirigem as reuniões, mantêm centrada a discussão nos objetivos da mesma, ultrapassando eficazmente as barreiras, as dificuldades e os desvios. Atuam como diretor de orquestra, estimulando a intervenção daqueles participantes, cuja participação é necessária. Alguns autores, como Elon Musk, consideram que se algum assistente não participa de forma continua, deve-se convidá-lo a abandonar a reunião. Esta decisão pode ter consequências não desejadas, mas aclara aos participantes que estão ali para contribuir, cada um com os seus pontos fortes, conhecimentos e experiência, e não apenas para observar.
2º Administra cuidadosamente o processo. Cada participante deve assistir de forma ativa, expondo as suas opiniões sobre o conteúdo da reunião, mas o líder é a única pessoa que tem responsabilidade no desenvolvimento da mesma, quer dizer, no processo. Devem fazer-se as seguintes reflexões: estamos centrados no tema?; temos suficiente informação?; ouviram-se todas as pessoas implicadas no problema? Todo o processo sugerido pelo líder deve estar focado no objetivo da reunião. Desta forma, o processo adaptar-se-á ao objetivo pretendido na reunião. Será diferente se o objetivo é resolver um problema complexo, de que temos muita informação, e se pretende uma discussão aberta dedicada a analisar as tendências futuras do sector.
3º Utiliza diferentes métodos, recursos e técnicas grupais para a discussão. Os diretores da reunião deverão usar aquelas técnicas que melhor se adaptem ao objetivo da reunião. Por exemplo, em Inovação é útil o conhecido Turbilhão de ideias, a recolha de opiniões, a formulação de perguntas abertas a cada um dos participantes. Os líderes não devem duvidar em consultar os membros do grupo acerca da melhor forma de abordar um aspeto da discussão, ou do melhor método para conseguir o melhor resultado no tema debatido.
4º Estabeleça com clareza as regras para a tomada de decisões. É imprescindível que todos os assistentes conheçam exatamente a forma de tomar as decisões. Há situações nas quais o líder recolhe todas as opiniões, mas o líder tomará pessoalmente e individualmente a decisão (reunião consultiva). Noutras, a decisão tomar-se-á por consenso (democrática). É importante que as pessoas conheçam as regras básicas.
5º Impulsiona a reunião com energia (dinamizador). As emoções do líder são altamente contagiosas; partilhar o seu entusiasmo e paixão tem um efeito motivador e dinâmico sobre os participantes, criando um clima ativo e otimista que facilita o progresso da reunião.
Ao finalizar a reunião, solicite sugestões para melhorar as futuras reuniões, de forma que sejam mais produtivas, eficientes e satisfatórias. Quando a pergunta é genuína, os participantes apreciarão que o seu líder tenha uma atitude aberta e que está disposto a melhorar o processo.
Uma última reflexão.
Muitas pessoas pensam que a melhor maneira de ter reuniões mais curtas consiste em reduzir a participação, já que consideram que as intervenções consomem (“gastam”) tempo, o que é certo, pelo que, o diretor da reunião deve gerir a agenda, o tempo atribuído e sobretudo, o processo (“investir o tempo”). Inclui controlar os comportamentos inadequados dos membros da equipa, que dificultam, torpedeiam e boicotam a possibilidade de se ter reuniões produtivas. Os líderes devem proporcionar FeedBack aos membros da equipa sobre os seus comportamentos, tanto os que facilitam o êxito da reunião, como os que a prejudicam. Os líderes devem garantir a participação de todos e trabalhar para criar uma atmosfera positiva na qual os membros da equipa se sintam estimulados a intervir.
Conclusão.
Considere 0 impacto que terá na sua Organização, se cada reunião fosse só 15 minutos mais curta e se desenvolvesse de forma mais eficiente. Ter a capacidade de impulsionar a reunião com rapidez, controlar comportamentos inadequados e reconduzi-los, deferir temas que requeiram mais discussão e tomar decisões mais eficientes. Tudo isso terá um profundo impacto em todas as áreas da sua Organização.
É um bom propósito para este ano!
Para una maior informação consulte o Resumo da reunião. [ Direção de Reuniões ]
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