Desde algum tempo atrás que as empresas valorizam de forma significativa poderem contar com uma equipa de profissionais que estejam formados em “ofimática” e processos da informação. Os temas incluídos no livro “Ofimática y proceso de la información” de Francisca Montañez Muñoz, que serviu de guia para muitos profissionais que desejam estar preparados, reflecte a importância de se ter uns conhecimentos básicos de informática, incluindo hardware e sistemas operativos, assim como o uso do teclado. Não menos relevante, ensina-se a clara necessidade de conhecer e dominar aplicações de “ofimática” que chegam a ter um papel imprescindível na empresa. 
Preparação informática
O profissional que segue as orientações desta aprendizagem e se prepara para render em termos informáticos, informação e “ofimática”, deve ter em conta uma série de requisitos. É importante que se conheçam os elementos fundamentais sobre o funcionamento de equipamentos informáticos. Isto, inclui um domínio generalizado sobre hardware, mas também em termos de software. Tudo levado pela necessidade de, por exemplo, configurar conexões de rede, aplicações ou gerir arquivos e o armazenamento dos mesmos. Também se inclui neste sentido, a relevância de conhecer a Internet e os distintos serviços que a rede proporciona. Por exemplo, os navegadores web, la descarga adequada de aplicações e conteúdos, os buscadores de informação, assim como a obtenção de arquivos e a descompressão dos mesmos no caso de ser necessário. Por outro lado a importância de saber identificar e conhecer sistemas de blog, wikis, páginas de vídeos e outros focos através dos quais se pode conseguir informação, é relevante. A todo o momento se tem que fazer especial ênfase no idóneo de manter um perfil seguro sempre que se esteja trabalhando com recursos de software. A última coisa que uma empresa necessita é sofrer uma infecção informática, pelo que há que ter uma série de conhecimentos e intuição pessoal para evitar arquivos de páginas que possam ser maliciosas e derivar numa infecção.
Conhecendo os principais sistemas da “ofimática”
Para poder cumprir com o relacionado com este requisito em termos laborais, o profissional tem que estar preparado para tirar partido de sistemas de folhas de cálculo. Tem que saber usar as ferramentas que tenha à sua disposição e adaptá-las dependendo de qual seja o requisito do trabalho. O mesmo se pode dizer dos processadores de texto, entre os que é necessário conhecer o seu funcionamento, as opções que proporciona cada um e onde encontrar cada um dos parâmetros principais. Isto inclui ser capaz de criar e editar tabelas, gerir a estrutura dos textos e a preparação dos mesmos para um processo de impressão caso seja necessário. Este conhecimento se expande ao uso de conteúdos multimédia e ao intercalado dos mesmos com os textos, assim como a gestão de bases de dados na sua totalidade. São muitas as ferramentas de informação que usa o profissional no escritório, mas é fundamental conhecê-las para que o dia-a-dia se possa realizar com facilidade e assim proporcionar una vantagem para a sua empresa. Isto também se relaciona com a gestão do correio electrónico, dado que é importante saber configurar contas em qualquer lugar e poder enviar e receber mensagens sem importar onde de encontra o empregado. A gestão do correio electrónico está relacionada também com a administração do calendário, a gestão de visitas e a presença de uma envolvente conectada. As novas tendências levam a que isto requeira ter conhecimento da sua gestão não só no contexto informático do computador, mas também através do telemóvel. O motivo é que cada vez mais os dois suportes estão mais conectados entre si. 
Por último também há que ter conhecimentos da elaboração de arquivos e apresentações, concebendo-as de maneira visual e aproveitando os recursos mais avançados do sector profissional. Este tipo de ferramenta segue sendo chave para realizar apresentações animadas e interessantes nas quais o conteúdo visual acaba tendo uma presença determinante. Seguir os princípios desta filosofia e preparar os empregados em “ofimática” e domínio da informação será o que evitará que muitas empresas se confrontem com o não serem capazes de aproveitar o rendimento das suas estruturas de trabalho. Uma equipa bem preparada sempre será mais capaz de alcançar bons resultados que uma que não esteja pronta para todo este tipo de situações. Post relacionados:
- Dicas para melhorar a produtividade através de indicadores de qualidade
- Flexibilidade laboral para aumentar a produtividade
- “Ofimática”, o que é e como evoluíram as ferramentas
