Guia rápido para elaborar um plano de trabalho de sucesso

Que queremos, que temos e como o vamos conseguir? Esta é a base para redigir um plano de trabalho  de sucesso. Independentemente de que se trate de projectos específicos ou linhas estratégicas da companhia, qualquer acção aprovada pela empresa requer, antes de ser posta em marcha, da elaboração deste documento. O plano de trabalho permite-nos estabelecer quais são os objectivos que queremos conseguir num determinado período de tempo, os problemas que vamos enfrentar e a metodologia que usaremos para isso, definindo aspectos como o orçamento disponível, os recursos humanos alocados ou a cronologia prevista para o seu desenvolvimento. Os seus usos no sector empresarial são múltiplos. Ainda que seja habitual empregá-lo na busca de financiamento procedente de investimentos ou entidades bancarias até que se obtenha os recursos económicos necessários, uma vez que contemos com o orçamento e a aprovação da companhia, a sua principal razão de ser é a planificação de como vamos executar o conjunto de iniciativas, servindo como guia de trabalho para os próprios empregados implicados na sua execução, ou para explicar à direcção da organização em que tarefas estamos emersos.

Conteúdo do plano de trabalho

Para elaborar um correcto plano de trabalho não basta que decomponhamos o orçamento ou detalhemos as funções e prazos com os quais deve cumprir cada membro da equipa. Este documento deverá conter os seguintes aspectos:

• O período de execução do projecto.

• Os objectivos que se pretendem conseguir com a iniciativa.

• Os obstáculos que há que resolver para a sua consecução.

• Os recursos necessários, tanto humanos como materiais para o seu desenvolvimento.

• A estratégia para superar as limitações e levar a cabo o trabalho.

Quanto à sua redacção, o mais aconselhável é seguir um fio argumental ao longo de todo o documento, que faça entender facilmente ao leitor em que consiste o projecto, o que se enfrenta e como é executado. Também convém incorporar os seguintes conselhos:

• Ter em conta a quem nos dirigimos. Se, por exemplo, vamos apresentar o plano de trabalho a possíveis investidores, a linguagem, e sobretudo a mensagem que temos que transmitir deve ser muito diferente que no caso de o estarmos explicando à equipa de trabalho. Por isso, é recomendável que, sobre o documento base, realizemos distintas versões em função das diferentes audiências.

• Revê-lo. As circunstâncias mudam e não podemos cair no erro de nos mantermos aferrados ao plano inicial. Pelo contrário. Se queremos alcançar os objectivos marcados, será muito benéfico que revejamos as nossas primeiras ideias constantemente e as vamos adaptando às exigências do momento.

Uno plano, como uma árvore, deve ter ramos para dar frutos. Um plano com um único caminho é perfeito para acabar sendo uma vara lisa. Sir Basil Liddel Hart. ‘Pensamentos sobre a guerra’ (1944)

•  Ser realistas. Apresentando umas previsões e projecções alcançáveis não só propiciaremos o êxito do projecto, como também nos ajudará a convencer sobre a origem da iniciativa aos restantes membros da empresa, trabalhadores, chefes ou investidores.

• Justificá-lo. No plano de trabalho não basta explicar que vamos fazer, mas também é necessário que argumentemos porque podemos fazê-lo. Podemos incorporar estatísticas, dados e gráficos para apoiar o nosso projecto com mais força.

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