Na nossa investigação com Zenger &  Folkman encontramos que uma das características que as organizações mais valorizam num líder é a capacidade de produzir consistentemente bons resultados.
Quer dizer, os líderes são valorizados em grande medida pela sua produtividade. Quando perguntamos o que é que se interpõe no caminho para uma maior produtividade, a resposta que escutamos com mais frequência refere-se às distrações.

Estudos realizados desde há décadas concluíam que os esforços dos dirigentes se caracterizam por breves explosões de atenção sobre temas muito diferentes, que frequentemente duram só de 4 a 10 minutos. Cada evento é seguido por uma mudança repentina até outra matéria totalmente diferente, e logo a outra e mais outra. O grande perigo é que cada interação termine sendo em grande medida superficial. Nós cremos que esta investigação está desatualizada. A situação agora é muito pior.

A tecnologia moderna aumentou a quantidade de comunicações que bombardeiam todos os empregados. Escutamos histórias de dirigentes que encontram mais de 300 emails na sua caixa de entrada quando chegam ao escritório todos os dias. Pelo contrário, na década de sessenta, um executivo não encontrava na sua bandeja mais de dez cartas e memorandos diários.

Distrações

As distrações são uma causa real de uma menor produtividade? A resposta é clara. Sim. Não só a distração em si mesma causa um menor rendimento, mas também que a antecipação de uma distração faz com que a produtividade diminua.
A investigação sobre interrupções e distrações confirma que tanto a quantidade como a qualidade da produção se ressente. Uma equipa de investigação realizou uma interessante experiência: https://www.psychologicalscience.org/news/minds-business/even-small-distractions-derail-productivity.html
“Pediu-se a 50 estudantes universitários que escrevessem três ensaios baseados ​​em orientações standard de ensaios universitários criados pelo College Board. Deu-se aos participantes 12 minutos para planear e delinear os seus ensaios em papel, e logo outros 12 minutos para escrever os seus ensaios no computador. Enquanto trabalhavam neles, os estudantes foram interrompidos em intervalos aleatórios com jogos de quebra-cabeças não relacionados, como resolver problemas matemáticos ou decifrar palavras. Os participantes receberam instruções para completar a maior quantidade de tarefas de interrupção possível durante cada uma das interrupções de 60 segundos antes de voltar a trabalhar nos seus ensaios. Estas interrupções ocorreram durante dois dos três ensaios para que cada participante completasse um ensaio em cada uma das três condições (quer dizer, sem interrupções, interrupções durante a fase de planificação, e interrupções durante a fase de escrita).”
Os ensaios foram classificados por alunos capacitados utilizando uma escala do College Board. Avaliou-se tanto o número de palavras escritas como a precisão do seu trabalho. Noventa e seis por cento dos estudantes tiveram piores resultados em “condições de interrupção”, recebendo classificações significativamente mais baixas tanto em quantidade como em qualidade.

Controlando as distrações

Odisseu, o conhecido personagem da mitologia grega (mais conhecido pelo seu nome latino, Ulisses), era um exemplo clássico de controlo das distrações. Queria escutar a linda música das Sereias, mas sabia que esta música cativante levava os marinheiros a dirigir as suas naus contra as rochas da ilha. Então Odisseu usou duas técnicas inteligentes. Não tentou mudar o seu comportamento, escolhendo em vez disso controlar o seu contexto. Fez com que os seus marinheiros tapassem as orelhas com cera para que não pudessem escutar a canção das Sereias, nem tampouco as suas ordens ou súplicas para navegar mais perto da costa. Depois fez com que os marinheiros o amarrassem ao mastro do navio, longe do leme, de modo que não pudesse alcançá-lo e fazer com que o navio colidisse com as rochas. Enquanto navegavam pela ilha na que moravam as Sereias, Odisseu ouviu a maravilhosa música e rogou à tripulação que se acercasse para poder ouvi-la melhor, mas devido a que as suas orelhas estavam cheias de cera, não podiam escutar as suas súplicas. Odisseu pode conseguir o seu objetivo de escutar as Sereias e ao mesmo tempo manter todos a salvo, administrando o seu contexto e evitando as tentações destrutivas.
A vida empresarial de hoje tem várias tentações. Podemos ser atraídos até sermos controlados por elas, ou podemos manejar o nosso contexto e evitar o seu efeito. Algumas das mais frequentes são:

1. Chamadas telefónicas. Excluímos as chamadas programadas como uma distração, já que são uma variante de uma reunião. Sem embargo, um telefone que toca com frequência pode ser uma distração significativa. Soluções? O seu telefone pode ser programado com uma mensagem que explique que não está disponível até um momento específico. A mensagem alenta as pessoas a devolver a chamada depois desse momento se o desejam contactar. É apropriado permitir que a chamada vá para correio de voz. Nada diz que necessitemos ser interrompidos frequentemente pelo telefone.
2. Correio eletrónico. Este é o método preferido de comunicação comercial. Muitas pessoas ativam uma função do seu software de correio que mostra uma nova mensagem que entra num canto do seu monitor ou ecrã. O correio tradicional não tem essa característica e, portanto, distrai menos. Não nos damos conta de que as comunicações são entregues na nossa caixa de correio. Não podemos conceber que nos informe constantemente, sempre que cada peça de correio caia na nossa caixa. Quiçá, deverá estabelecer a hora durante o dia em que responderá ao correio. O nosso conselho é que controlemos o correio eletrónico em lugar de deixar que seja ele que nos controle.
3. Visitas não previstas. Há momentos para una política “de portas abertas”, e há momentos nos que talvez no seja uma boa ideia. Há muitas soluções úteis para minimizar esta distração.

• Se tem um gabinete feche a porta. Ponha uma nota na porta que explique que está trabalhando num projeto e que agradece não ser interrompido até a uma hora específica.
• Quando alguém entra no seu gabinete ou se acerca da sua mesa, ponha-se de pé e saúde, e continue de pé.
• Depois de um momento razoável de cortesia, indique que está pressionado pelo tempo e pergunte se a pessoa necessita algo de si. Se é importante, entre no tema e resolva-o, mas é melhor planificá-lo para mais tarde nesse dia.

Conclusão

Muitos desafios na vida exigem que desenvolvamos novas competências e mudemos a nossa mentalidade. Controlar o seu contesto retirar-lhe-a alguma pressão e permitir-lhe-a reduzir as distrações que podem afetar a produtividade do seu dia de trabalho.