A agilidade e velocidade dos diretores na hora de planificar tarefas e levá-las a cabo é um dos mais poderosos indicadores da eficácia da liderança. Assim assegura a investigação realizada por Zenger&Folkman sobre a base de mais de um milhão de avaliações 360, na qual se revela que os líderes que se situam no quartil superior em relação a velocidade obtêm qualificações superiores sobre as suas competências de management e direção.
Apesar disso, conseguir boas pontuações neste aspeto não é uma missão fácil. A grande quantidade de responsabilidades dos altos executivos e a importante carga de trabalho a que se veem submetidos provoca que, em determinadas ocasiões, seja complicado desenvolver todas as missões adequadamente. Daí que planificar tarefas seja a base para o êxito tanto a nível profissional como de empresa.
Conceito de planificação
George Albert Steiner define a planificação no seu livro Strategic Planning como “o processo que determina os grandes objetivos de uma organização e as políticas e estratégias que governarão a aquisição, uso e disposição de recursos para conseguir tais objetivos.”
Trata-se, definitivamente, de especificar o que se quer alcançar e como se vai alcançar, de marcar o rumo para onde se vai dirigir a companhia e desenhar os meios, ações e procedimentos para chegar a essa meta fixada.
Neste sentido, Harold Koontz e Heinz Weirich, autores de Essentials of Management, indicam que a planificação empresarial deve reunir as seguintes características:
- Deve ir focada para a consecução de objetivos
- Deve ter prioridade em relação ao resto das funções administrativas do manager.
- É uma competência própria de todo o diretor.
- Procuram a eficiência na realização das tarefas.
Vantagens de planificar tarefas
Planificar as tarefas é essencial no âmbito empresarial, pois vai permitir avançar à organização de forma ótima, evitando que se desperdice tempo e trabalho em temas não relevantes, que haja duplicidade de funções entre os distintos integrantes da companhia ou que surjam conflitos entre diferentes departamentos ou profissionais.
Em concreto, uma correta planificação por parte dos líderes contribui nos seguintes aspetos:
- Permite descobrir fortalezas e debilidades do projeto. Ao analisar com profundidade os objetivos e os meios para consegui-los, os diretores podem conhecer aspetos positivos ou negativos que até esse momento haviam passado despercebidos.
- Reduz o risco e a incerteza. Dado que a empresa tem um amplo conhecimento sobre o projeto, pode adequar as ações para que se desenvolvam com êxito.
- Otimiza os recursos. Saber o que se vai fazer e quais são os meios designados para isso favorece uma melhor gestão dos recursos, reduzindo as duplicidades ou os trabalhos supérfluos.
- Aumenta a coordenação e motivação das equipas. Quando os trabalhadores têm claros quais são as suas metas e funções dentro dos projetos se gera um cenário mais propício à colaboração, terminando em maiores êxitos empresariais que reforçam a satisfação e motivação laboral.
Apps de ajuda na fase de planificação
Contudo, as novas tecnologias podem converter-se em um grande aliado da planificação empresarial. No mercado, encontramos numerosas ferramentas que nos ajudam a organizar os projetos e realizar o seu seguimento:
- 15Five: Promove o feedback com a equipa, possibilitando que os diretores recebam as propostas e opiniões dos trabalhadores através de relatórios.
- Flowdock: Oferece um serviço de mensagens com chat para equipas técnicas que necessitam manter a comunicação entre os profissionais e os diretores.
- Trello: Desenvolvida como uma app de gestão de projetos, se configura como uma lista de projetos e tarefas com a qual se pode organizar as funções e tarefas de toda a equipa, permitindo juntar arquivos.
- Nozbe: Embora possa parecer uma simples lista de tarefas, esta aplicação também está configurada para gerir projetos mais complexos nos quais participam diferentes trabalhadores da empresa. Além de subir arquivos, este software pode ser sincronizado com as contas de Twitter, Dropbox, Evernote ou Google Calendar.
- iXpenselt Lite: Esta app facilita o seguimento dos gastos diários e a elaboração de orçamentos periódicos, para otimizar a alocação de recursos.
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