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Guía rápida para elaborar un plan de trabajo exitoso

Guía para elaborar un plan de trabajo

¿Qué queremos, qué tenemos y cómo vamos a conseguirlo? Esta es la base para redactar un plan de trabajo exitoso. Independientemente de que se trate de proyectos específicos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por la empresa requiere, antes de su puesta en marcha, de la elaboración de este documento.

El plan de trabajo nos permite establecer cuáles son los objetivos que queremos conseguir en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que nos vamos a enfrentar y la metodología que usaremos para ello, definiendo aspectos como el presupuesto disponible, los recursos humanos asignados o la cronología prevista para su desarrollo.

Sus usos en el sector empresarial son múltiples. Aunque es habitual emplearlo en la búsqueda de financiación procedente de inversores o entidades bancarias hasta que obtenemos los recursos económicos necesarios, una vez que contamos con el presupuesto y la aprobación de la compañía, su principal razón de ser es la planificación de cómo vamos a ejecutar el conjunto de iniciativas, sirviendo como guía de trabajo para los propios empleados implicados en su ejecución, o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos inmersos.


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Contenido del plan de trabajo

Para elaborar un correcto plan de trabajo no basta con que desglosemos el presupuesto o detallemos las funciones y plazos con los que debe cumplir cada miembro del equipo. Este documento deberá contener los siguientes aspectos:

  • El período de ejecución del proyecto.
  • Los objetivos que se pretenden conseguir con la iniciativa.
  • Los obstáculos que hay que resolver para su consecución.
  • Los recursos necesarios, tanto humanos como materiales para su desarrollo.
  • La estrategia para superar las limitaciones y llevar a cabo del trabajo.

En cuanto a su redacción, lo más aconsejable es seguir un hilo argumental a lo largo de todo el documento, que haga entender fácilmente al lector en qué consiste el proyecto, a qué se enfrenta y cómo se logra ejecutarlo.

También conviene incorporar los siguientes consejos:

  • Tener en cuenta a quién nos dirigimos. Si, por ejemplo, vamos a presentar el plan de trabajo ante posibles inversores, el lenguaje y -sobre todo- el mensaje que tenemos que transmitir debe ser muy distinto que en el caso de que lo estemos explicando al equipo de trabajo. Por eso, es recomendable que, sobre el documento base, realicemos distintas versiones en función de las diferentes audiencias.
  • Revisarlo. Las circunstancias cambian y no podemos caer en el error de mantenernos aferrados al plan inicial. Todo lo contrario. Si queremos lograr los objetivos marcados, será muy beneficioso que revisemos nuestras primeras ideas constantemente y las vayamos adaptando a las exigencias del momento.

Un plan, como un árbol, debe tener ramas para dar frutos. Un plan con un único camino es perfecto para acabar siendo un palo liso. Sir Basil Liddel Hart. ‘Pensamientos sobre la guerra’ (1944)

  •  Ser realistas. Presentando unas estimaciones y proyecciones alcanzables no solo propiciaremos el éxito del proyecto, sino que también nos ayudará a convencer sobre la procedencia de la iniciativa al resto de miembros de la empresa, trabajadores, jefes o inversores.
  • Justificarlo. En el plan de trabajo no basta con explicar qué vamos a hacer, sino que también es necesario que argumentes por qué podemos hacerlo. Podemos incorporar estadísticas, datos y gráficos para respaldar nuestro proyecto con más fuerza.

 

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Luis Lopez Consultor en Desarrollo y Mejora Organizacional, Coach y Formador con más de 15 años de experiencia internacional llevando a cabo proyectos para crear sinergias.

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