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Blog sobre Retención y Desarrollo
del Capital Humano

¿Cuántos correos hay en tu bandeja de entrada?

En nuestra investigación con Zenger Folkman hemos encontrado que una de las características que las organizaciones más valoran de un líder es la capacidad de producir consistentemente buenos resultados.

Es decir, los líderes son valorados en gran medida por lo productivos que sean. Cuando preguntamos qué se interpone en el camino hacia una mayor productividad, la respuesta que escuchamos con más frecuencia se refiere a las distracciones.

Estudios realizados hace décadas concluían que los esfuerzos de los directivos se caracterizan por breves ráfagas de atención sobre temas muy diferentes, que a menudo duran solo de 4 a 10 minutos. Cada evento es seguido por un cambio repentino hacia otra materia totalmente diferente, y luego a otra y otra. El gran peligro es que cada interacción termine siendo en gran medida superficial. Nosotros creemos que esta investigación está desactualizada; la situación ahora es mucho peor.

La tecnología moderna ha aumentado la cantidad de comunicaciones que bombardean a todos los empleados. Escuchamos historias de directivos que encuentran más de 300 emails en su bandeja de entrada cuando llegan a la oficina todos los días. Por el contrario, en la década de los sesenta, un ejecutivo no encontraba en su bandeja más de diez cartas y memorandos diarios.

Distracciones

¿Las distracciones son una causa real de una menor productividad? La respuesta es clara: sí. No solo la distracción en sí misma causa un menor rendimiento, sino que la anticipación de una distracción hace que la productividad disminuya.

La investigación sobre interrupciones y distracciones confirma que tanto la cantidad como la calidad de la producción se resiente. Un equipo de investigación realizó un interesante experimento: https://www.psychologicalscience.org/news/minds-business/even-small-distractions-derail-productivity.html

“A 50 estudiantes universitarios se les pidió que escribieran tres ensayos basados ​​en pautas estándar de ensayos universitarios creados por el College Board. A los participantes se les dio 12 minutos para planear y delinear sus ensayos en papel, y luego otros 12 minutos para escribir sus ensayos en el ordenador. Mientras trabajaban en ellos, los estudiantes fueron interrumpidos a intervalos aleatorios con juegos de acertijos no relacionados, como resolver problemas matemáticos o descifrar palabras. Los participantes recibieron instrucciones de completar la mayor cantidad de tareas de interrupción posible durante cada una de las interrupciones de 60 segundos antes de volver a trabajar en sus ensayos. Estas interrupciones ocurrieron durante dos de los tres ensayos para que cada participante completara un ensayo en cada una de las tres condiciones (es decir, sin interrupciones; interrupciones durante la fase de planificación; e interrupciones durante la fase de escritura).”

Los ensayos fueron calificados por alumnos capacitados utilizando una escala del College Board. Se evaluó tanto el número de palabras escritas como la precisión de su trabajo. El noventa y seis por ciento de los estudiantes tuvieron peores resultados en “condiciones de interrupción”, recibiendo clasificaciones significativamente más bajas tanto en cantidad como en calidad.

Controlando las distracciones

Odiseo, el conocido personaje de la mitología griega (más conocido por su nombre latino, Ulises), era un ejemplo clásico de control de las distracciones. Quería escuchar la hermosa música de las Sirenas, pero sabía que esta música cautivadora llevaba a los marineros a dirigir sus naves hacia las rocas de la isla. Entonces Odiseo usó dos técnicas inteligentes. No intentó cambiar su comportamiento, eligiendo en su lugar controlar su entorno. Hizo que sus marineros se taparan las orejas con cera para que no pudieran escuchar la canción de las Sirenas, ni tampoco sus órdenes o súplicas para navegar más cerca de la orilla. Luego hizo que los marineros lo ataran al mástil de la nave, lejos del timón, para que no pudiera alcanzarlo y provocar que el barco se estrellara contra las rocas. Mientras navegaban por la isla en la que moraban las Sirenas, Odiseo oyó la maravillosa música y rogó a la tripulación que se acercara para poder oírla mejor, pero debido a que sus orejas estaban llenas de cera, no podían escuchar sus súplicas. Odiseo pudo lograr su objetivo de escuchar las Sirenas y al mismo tiempo mantener a todos a salvo, administrando su entorno y evitando las tentaciones destructivas.

La vida empresarial de hoy tiene varias tentaciones. Podemos ser atraídos hasta ser controlados por ellas, o podemos manejar nuestro entorno y evitar su efecto. Algunas de las más frecuentes son:

  1. Llamadas telefónicas. Excluimos las llamadas programadas como una distracción, ya que son una variante de una reunión. Sin embargo, un teléfono que suena con frecuencia puede ser una distracción significativa. ¿Soluciones? Tu teléfono puede ser programado con un mensaje que explique que no estás disponible hasta un momento específico. El mensaje alienta a las personas a devolver la llamada después de ese momento si desean comunicarse contigo. Es apropiado permitir que la llamada vaya al correo de voz. Nada dice que necesitemos ser interrumpidos frecuentemente por el teléfono.
  2. Correo electrónico. Este es el método preferido de comunicación comercial. Muchas personas activan una función de su software de correo que muestra un nuevo mensaje entrante en una esquina de su monitor o pantalla. El correo tradicional no tiene esa característica y, por lo tanto, distrae menos. No nos damos cuenta de que las comunicaciones se entregan en nuestro buzón. No podemos concebir que se nos informe constantemente, ya que cada pieza de correo se clasifica en nuestra casilla. Quizás debas establecer la hora durante el día en que responderás el correo. Nuestro consejo es que controlemos el correo electrónico en lugar de dejar que nos controle.
  3. Visitas no previstas. Hay momentos para una política “de puertas abiertas”, y hay momentos en los que tal vez no sea una buena idea. Hay muchas soluciones útiles para minimizar esta distracción.
  • Si tienes despacho cierra la puerta. Pon una nota en la puerta que explique que estás trabajando en un proyecto y agradecerías no ser interrumpido hasta una hora específica.
  • Cuando alguien entra a tu despacho o se acerca a tú mesa, ponte de pie y saluda, y sigue de pie.
  • Después de un momento razonable de cortesía, indica que estás presionado por el tiempo y pregunta si la persona necesita algo de ti. Si es importante, entra en el tema y resuélvelo, pero es mejor planificarlo para más tarde en el día.

Conclusión

Muchos desafíos en la vida exigen que desarrollemos nuevas habilidades y cambiemos nuestra mentalidad. Controlar tu entorno te quitará algo de presión y te permitirá reducir las distracciones que pueden afectar la productividad de tu día de trabajo.

 

debilidades y fortalezas

Mariano Opere Director de Estudios y RR.HH. en Grupo P&A
Consultor de Dirección, liderazgo y habilidades directivas, con larga experiencia en proyectos de consultoría en empresas internacionales y pymes

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