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Comunicación sincrónica y asincrónica: conceptos y herramientas

La tecnología ha introducido nuevas formas de transmisión de la información, que agilizan y facilitan el intercambio de información, lo que permite a las empresas mejorar su comunicación interna y externa, ganando en competitividad. Pero ¿qué diferencias hay entre la comunicación sincrónica y la asincrónica y cómo se lleva a cabo dentro de las organizaciones?

Comunicación sincrónica y asincrónica: conceptos y herramientas

Concepto de comunicación sincrónica y asincrónica

Cuando hablamos de comunicación sincrónica y asincrónica nos estamos refiriendo a dos formas de intercambio de la información en función de la simultaneidad con la que se envía y ofrece el mensaje.

En este sentido, según explica Jesús Valverde Berrocoso en Herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica, la comunicación sincrónica es aquella “en la que los usuarios, a través de una red telemática, coinciden en el tiempo y se comunican entre sí mediante texto, audio y/o vídeo”. Por ejemplo, en una vídeo conferencia, los interlocutores implicados conversan al mismo tiempo, siendo necesario que, tanto emisor, como receptor se encuentren conectados al mismo tiempo.

Por el contrario, en la asincrónica, continúa el autor, “los participantes utilizan el sistema de comunicación en tiempos diferentes”.  Sería el caso del correo electrónico, por ejemplo, pues el receptor puede leer el mensaje en cualquier momento después de que el receptor lo envíe, sin que se produzca esa simultaneidad en la comunicación.

Diferencias entre la comunicación síncrona y asíncrona

Así, como señala Joel Shore, en el artículo Synchronous Vs. Asynchronous Communication: The Differences, “mientras que las comunicaciones asincrónicas no esperan una respuesta, la ejecución síncrona requiere que las partes o los componentes funcionen simultáneamente en tiempo real”.

De este modo, la simultaneidad de la conversación es la distinción clave entre la comunicación sincrónica y asincrónica. Sin embargo, existen otras diferencias entre estos dos tipos de transmisión de la información a través de internet:

  • Como decimos, la comunicación sincrónica es temporalmente dependiente, es decir, para que tenga lugar, es necesario que los comunicantes coincidan al mismo tiempo, lo que no ocurre en la asincrónica.
  • En la comunicación sincrónica, los datos se transfieren en forma de tramas, mientras que, en la asincrónica, los datos se envían de un byte en un byte.
  • La transmisión sincrónica necesita una señal de reloj entre el emisor y el receptor para informar al segundo sobre la llegada del nuevo byte o mensaje. En cambio, en la asincrónica, no se requiere esta señal de reloj externa, puesto que los datos se sincronizan a través de señales, que indican el inicio del nuevo byte o mensaje.
  • La velocidad de transferencia de la comunicación asincrónica es más lenta que la de la transmisión sincrónica.
  • Por el contrario, la transmisión asincrónica es más simple y económica que la sincrónica.
  • La comunicación sincrónica es más eficiente y tiene una sobrecarga menor, en comparación con la asincrónica.

Tipos de comunicación sincrónica y asincrónica

No obstante, dentro de la comunicación sincrónica y asincrónica también podemos realizar una distinción. En concreto, según recoge Roberto de Miguel Pascual, en Fundamentos de la comunicación humana, los servicios que proporciona la comunicación en internet pueden agruparse en estas otras cuatro categorías:

  • Comunicación asincrónica de usuario a usuario: cuando el contenido es enviado por un emisor a un receptor concreto, como ocurre con un SMS.
  • Comunicación asincrónica entre múltiples usuarios: en el caso de que el mensaje esté dirigido a un grupo de personas, como es el caso de un foro de discusión en una página web.
  • Comunicación sincrónica de usuario a usuario: si se trata de conversaciones personalizadas y simultáneas, como una llamada por Skype.
  • Comunicación sincrónica entre múltiples usuarios: aquellas conversaciones electrónicas interactivas con varios participantes, como un Hangout grupal.

Ventajas y desventajas entre ambos tipos

La comunicación sincrónica y asincrónica presentan una serie de ventajas e inconvenientes. En cuanto a los pros de ambas, caben destacar los siguientes:

  • Comunicación asincrónica
    • Es más simple, ya que no requiere sincronización de ambos lados de la comunicación.
    • Resulta más barata, porque necesita menos hardware para su funcionamiento.
    • La configuración del software es más rápida que otras transmisiones, por lo que es ideal para aplicaciones donde los mensajes se generan a intervalos irregulares.
  • Comunicación sincrónica:
    • Sufre menos sobrecarga.
    • Presenta un mayor rendimiento.
    • La comunicación es más rápida, al producirse en tiempo real.

Respecto a los contras de ambos tipos de comunicación, encontramos:

  • Comunicación asincrónica:
    • Lleva aparejado un mayor riesgo de sobrecarga.
    • La transmisión de información no es tan fluida como en la sincrónica.
    • Resulta menos eficiente.
  • Comunicación sincrónica:
    • Conlleva un proceso más complejo.
    • Necesita de un mayor conocimiento informático.
    • Supone un mayor costo, dado que requiere un software más sofisticado.

Herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica

¿Cuáles son los diferentes sistemas de comunicación sincrónica y asincrónica? Se trata de herramientas de frecuente uso en la comunicación corporativa. Así, dentro de la comunicación sincrónica, utilizamos las siguientes:

  • Audio conferencia: consiste en una llamada de voz, ya sea por teléfono o por algún otro programa informático; permite hablar a dos personas en tiempo real desde diferentes sitios.
  • Vídeo conferencia: posibilita mantener conversaciones con audio y vídeo de forma simultánea y es habitual para reuniones entre trabajadores o proveedores, que físicamente se encuentran en zonas geográficas diferentes.
  • Chat: permite a varias personas comunicarse en tiempo real, a través de mensajes de texto. Es empleado tanto para la comunicación interna de los trabajadores, como para la atención a los clientes.
  • Mensajería instantánea: a través de ella, los interlocutores pueden intercambiar información –principalmente texto, pero también audios, vídeos y documentos-en tiempo real. Whatsapp sería el caso más popular, aunque en el ámbito empresarial también es frecuente el empleo de Slack.

En cuanto a los instrumentos de comunicación asincrónica, encontramos:

  • Email: es el medio asincrónico más extendido y permite a un emisor enviar información a una persona, que la verá cuando abra el mensaje concreto.
  • Listas de distribución: utilizando el mismo sistema de correo electrónico, las listas de distribución permiten hacer que el mensaje llegue a más de un destinatario, previamente determinados por categorías o filtros.
  • Foros de debate: consisten en sitios web donde los trabajadores pueden plantear preguntas, esperando que otra persona las conteste, o responder cuestiones previamente realizadas por otros compañeros.
  • Wikis: se trata de webs cuyo contenido puede ser editado por cualquier usuario.
  • Documentos compartidos: hace referencia a espacios web en la nube o la intranet, donde los empleados pueden acceder a diferentes documentos online para su edición conjunta.

Ahora bien, la eficiencia de estas herramientas va a depender del mayor o menor acierto en las políticas comunicativas que las compañías haya implantado en su seno. Para optimizarlas al máximo en el Grupo P&A disponemos de diversas acciones formativas centradas en la comunicación, como el curso ‘El posicionamiento de la empresa y su estrategia de comunicación corporativa’.

Julian Mesa Martinez Especialista en Liderazgo Grupo P&A

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