Responder a emails, atender chamadas, manter reuniões, elaborar relatórios, organizar a equipa, planificar a estratégia… São muitas as funções que temos de levar a cabo ao longo do dia e nem sempre somos capazes de gerir o tempo da forma mais adequada para otimizar tarefas.
De facto, segundo o II Estudo de Comportamento Laboral dos Trabalhadores Espanhóis, elaborado pela WorkMeter, os profissionais espanhóis passam 9 horas e 19 minutos no seu posto de trabalho, mas só são produtivos 6 horas e 34 minutos.
O que é que pode fazer para ser mais eficiente? Uma das chaves para aumentar a simplicidade na empresa passa por saber aproveitar as funcionalidades que nos oferecem as novas tecnologias. Assim, face aos erros mais habituais que cometemos na hora de nos organizarmos, encontramos soluções informáticas que nos ajudam a otimizar tarefas. Quais são estas falhas e as suas soluções tecnológicas?
- Cair na multi-tarefa. Querer chegar a tudo leva-nos, em muitas ocasiões, a compaginar diferentes atividades à vez. Sem embargo, a multi-tarefa converteu-se no número 1 da produtividade, até ao ponto de que esta prática representa uma perda de 40% do tempo produtivo enquanto passamos de uma coisa para outra, segundo o relatório Multitasking: Switching costs, da American Psychological Associattion. Como pode planificar o seu tempo e otimizar tarefas? Utilize alguma das numerosas aplicações para gerir tarefas, como Wunderlist, Todoist, Remember The Milk, Evernote ou Google Keep, com as quais pode recolher todo o trabalho pendente, classificá-lo por importância e atribuir-lhe data e/ou lugar de realização.
- Não planificar. É dos que vai realizando o trabalho conforme ele vai chegando à sua mesa? Nem todos os objetivos são iguais em relevância e inclusivamente metade das ideias que passam pelo seu gabinete não vão ter nenhum impacto no negócio, segundo assegura Nacho Bassino em Priorização efetiva do blacklog com experimentação rápida. Daí que a priorização seja essencial para otimizar tarefas e melhorar a produtividade, a nível individual e de equipa. Uma vez que sabe distinguir entre o urgente e o importante, planifique a agenda para dedicar os momentos de maior lucidez e rendimento a esses objetivos estratégicos. Com apps como Rescue Time, ManicTime e ProcrastiTracker ou Togg vai poder monitorizar a sua atividade laboral, vendo quando e a quê dedica o seu tempo, permitindo-lhe identificar esses espaços em que a sua mente está mais ativa.
- Não reservar espaços sem distrações. Claro que, por muito bem que tenha desenhado o seu plano do dia e tenha claras as prioridades, pouco poderá avançar se o seu telemóvel não deixa de tocar e o seu computador lhe envia constantemente notificações e alertas que o distraem. Por isso, é conveniente utilizar aplicações de bloqueio de chamadas, mensagens, emails… nessas horas que temos decidido focalizar a nossa atenção em objetivos importantes. Entre elas encontram-se Forest: Stay focused, Freedom, Offtime ou Detox.
- Procrastinar. 60% dos profissionais postergam de forma moderada e para uma de cada quatro pessoas esta conduta é incapacitante, segundo o estudo Procrastination and Task Avoidance de Joseph Ferrari. Seja por um perfecionismo extremo, por insegurança ou por simples desinteresse, todos caímos no erro de ir atrasando alguns projetos, alheando-nos do desejado conceito de escritório lean. Para o evitar, necessitamos de estabelecer datas de entrega que nos motivem e marquem um ritmo de trabalho ótimo. Neste sentido, ferramentas como Trello, Asana, Toodledo, facilitam um interface no qual se plasmam de forma muito visual as linhas de ação de toda a equipa de trabalho e se otimizam tarefas, indicando quem faz o quê a qualquer momento e qual é o cronograma da iniciativa, com os prazos de entrega adequados em função da prioridade, duração e complementaridade.
- Não descansar. É tão longa a lista de tarefas pendentes que, às vezes, esquecemos que a nossa mente necessita desligar. Sem embargo, como revela a investigação Give me a better break: Choosing workday break activities to maximize resource recovery, de E.M. Hunter e C. Wu, realizar descansos curtos e muito frequentes durante o dia é bastante benéfico para que se mantenha o nosso rendimento e não caiamos em problemas graves, como o síndrome de ‘burnout’. Em concreto, segundo indica Justin Rosenstein, em 3 Ways To Optimize For Productivity, o ideal é realizar paragens de 15 minutos cada 90 minutos. Para que não lhe passem estes momentos de reconexão, aplique a técnica Pomodoro através de apps como Pomodoro.cc, Tomighty, Marinara ou Pomodone, uma espécie de temporizadores com os quais pode estruturar os tempos de trabalho e descanso de forma simples e efetiva.
Ora bem, se deseja potenciar a sua eficiência em todos os aspetos profissionais, consulte o workshop Effective Manager do Grupo P&A, um programa formativo baseado numa exaustiva e reconhecida investigação, promovida pelo NCB e levada a cabo por Louis Allen, identificando as competências que diferenciam os dirigentes efetivos.
