No afã de ser altamente produtivos, os profissionais estão sucumbindo à multi-tarefa, uma prática que geralmente é confundida com a versatilidade ou capacidade de trabalho, mas que encerra sérias consequências negativas para as organizações e seus empregados.
La multitarea: el enemigo número 1 de la productividad
Responder a um email ao mesmo tempo que se fala ao telefone, abarcar numerosos projetos de forma simultânea, assistir a uma reunião enquanto se lê um relatório de outro departamento, deixar uma conversa porque se recordou de algo, ainda que não seja urgente… Quem já se viu interrompido continuamente durante o seu desempenho laboral? Pois bem, estas interferências e saltos de uma tarefa para outra, cada vez mais habituais na era tecnológica, são considerados pelos especialistas como o inimigo número 1 da produtividade.

Descarrega o eBook da medição científica da Formação e Desenvolvimento hbspt.cta.load(1555896, ‘cd840a65-6161-42ba-80ed-2bedecdbc900’, {});

O paradoxo da multi-tarefa

Pese embora que a multi-tarefa seja uma competência muito valorizada no âmbito laboral, as últimas revelações científicas advertem para o risco de praticar o multitasking.
Como refere o ensaio The Effects of Multitasking on Organizations, elaborado por Realization, em muitas organizações, a multi-tarefa usa-se como uma insígnia de honra. Sem embargo, a investigação mostra constantemente que as pessoas que tentam adotar a multi-tarefa sofrem uma ampla gama de efeitos negativos.
Em concreto, os prejuízos da multi-tarefa abarcam desde uma diminuição da criatividade dos profissionais, o menor uso da chamada memória de trabalho ou uma maior propensão a distrair-se, até uma maior probabilidade de cometer erros ou omitir informação relevante, incapacidade para analisar e compreender o estado real dos projetos e, em consequência, uma baixa da produtividade. De facto, segundo o relatório Multitasking: Switching costs, da American Psychological Associattion, a multi-tarefa supõe a perda de 40% do tempo produtivo enquanto se passa de uma atividade a outra, o que desemboca numa perda estimada de 450 biliões de dólares anuais a nível global.
É o que a Harvard Business Review denominou o paradoxo da multi-tarefa: a contradição que supõe tratar de fazer mais para, na prática, conseguir menos. Para visualizar esta situação, a prestigiosa revista elaborou uma representação gráfica sobre o distinto grau de produtividade de um trabalhador multi-tarefa e outro que permanece concentrado numa única ação em cada momento. O vídeo evidencia que, enquanto que o segundo registou 85% de tempo produtivo durante a jornada laboral de nove horas e só sofreu 277 distrações breves durante o seu desempenho, apesar de ter mudado de tarefa quase 300 vezes, o empregado multi-tarefa só foi produtivo 33% do tempo, sofrendo cerca de meio milhar de interrupções irrelevantes.
Para além do mais, este handicap da multi-tarefa é impulsionado hoje em dia pelas novas tecnologias, que impõem uma conectividade constante aos profissionais, bombardeados com numerosas mensagens provenientes de diferentes canais de comunicação. Neste sentido, os investigadores Eyal Ophir, Clifford Nass e Anthony D. Wagner, no estudo Cognitive control in media multitaskers, abordaram a incógnita acerca da existência de diferenças entre o processamento da informação realizado pelas pessoas tendentes à multi-tarefa, e as que não praticavam o multitasking. A conclusão foi que o primeiro grupo de pessoas tem mais inclinação para a interferência de estímulos ambientais irrelevantes e à aparição de representações irrelevantes na memória, obtendo piores resultados na capacidade para mudar de uma tarefa para outra. “Quando se encontram em situações onde há múltiplas fontes de informação provenientes do mundo externo ou da sua própria  memória, não são capazes de filtrar o que não é importante para o seu objetivo atual”, sustentam os autores.
Mas os profissionais multi-tarefa não só são menos produtivos, como também mais infelizes. Segundo outra investigação, Does Variety Among Activities Increase Happiness?, desenvolvida por Jordan Etkin e Cassie Mogilner, a mudança constante de tarefas consome recursos cognitivos e ocupa espaço na memória, o que faz com que as pessoas se sintam stressadas, limitando a sua capacidade de sobressair e de desfrutar com a tarefa que têm entre mãos. Os resultados do seu trabalho revelam que enquanto que os participantes na experiência esperavam que uma maior variedade de atividades os faria mais felizes, isto só ocorria quando estas ações duravam períodos de tempo relativamente longos, como um dia, uma semana ou um mês. “Em períodos de tempo mais curtos, como 10 minutos ou uma hora, atividades mais variadas, na realidade, fizeram com que as pessoas se sentissem menos felizes”, concluem os investigadores.

Como combater os efeitos adversos da multi-tarefa?

Para evitar esta situação, Paul Hammerness e Margaret Moore, no livro Organize Your Mind, Organize Your Life, editado pela Harvard Health Publishing, sugerem cinco orientações para ser mais produtivo e sentir-se mais satisfeito graças ao desenvolvimento da focalização:

  • Gerir as emoções. O primeiro passo antes de acometer qualquer atividade é controlar as emoções negativas que possam influir no profissional, como stress, desmotivação, temor, insegurança… Estes estados emocionais intensos saturam as funções executivas do cérebro e, portanto, não lhe permitem pensar com clareza e concentrar-se no objetivo concreto.
  • Focalizar. Com a atitude correta, é o momento de identificar a tarefa prioritária e centrar a atenção apenas nela, tomando para isso as precauções que seja necessárias, como fechar a porta, desligar o telefone ou usar a técnica pomodoro.
  • Trava as distrações. A mente concentrada segue pendente de qualquer interferência que possa surgir a nível externo ou interno. Quando isto ocorre, é importante pensar se realmente essa interrupção merece a atenção ou a tarefa que se está levando a cabo é mais importante.
  • Desenvolver a memória de trabalho. A memória de trabalho é aquela que guarda informação a curto prazo, imprescindível para seguir o fio condutor em qualquer circunstância. Esta base de dados pode ser melhorada mediante exercícios específicos e trabalhando a sua capacidade  aumenta-se a agilidade cerebral e a competência para resolver problemas, criar ideias e ver as coisas a partir de diferentes pontos de vista.
  • Caminhar até ao seguinte objetivo. Concluído um trabalho, chega a vez de uma nova tarefa, à qual se deve prestar a mesma atenção que antes se mencionava, quer dizer, é imprescindível focalizar completamente a atenção na nova atividade, deixando de lado tanto o projeto anterior como o seguinte.

Quer aprender a focalizar e não cair nos riscos da multi-tarefa? No Grupo P&A, em colaboração com Louis Allen, pomos à disposição dos executivos e cargos intermédios o programa Effective Manager com o qual conseguirá situar-se entre os dirigentes com melhor rendimento.


Nuevo llamado a la acción hbspt.cta.load(1555896, ‘409ec0fb-6144-4a26-968c-0bbc148952d6’, {});

    Write a comment