5 ferramentas para criar quadrantes de trabalho de forma fácil y eficaz

Organizar os turnos de trabalho de uma pequena ou media empresa pode resultar relativamente simples, mas conforme aumenta o tamanho da companhia, a elaboração dos quadrantes laborais converte-se num função muito complexa.

Os quadrantes laborais

Os quadrantes de trabalho são documentos nos quais se registam os turnos de trabalho da estrutura, convertendo-se numa ferramenta essencial para a planificação, gestão e organização das equipas, pois possibilitam a coordenação dos diferentes horários, necessidades de serviço e restrições do pessoal.
Como explica o trabalho Curso de introdução à gestão de turnos, ciclos de trabalho e quadrantes com o programa Tempusbasic, trata-se de uma “relação de dias e pessoas com indicação do turno que corresponde por pessoa e dia”.

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Não obstante, a elaboração dos quadrantes laborais pode chegar a ser um processo muito complicado por diferentes razões:

• Amplitude da estrutura: quando o número de empregados é elevado, encaixar os horários de todos para que a produtividade seja a máxima possível pode resultar num quebra-cabeças.
• Diversidade de jornadas: a isto há que somar que nem todos os trabalhadores terão o mesma horário, pelo que haverá que ter em conta quem tem turno de manhã ou de tarde, horário repartido ou intensivo, redução de horário ou horário flexível.
• Mudanças imprevistas: os quadrantes laborais não são estáticos, mas antes  ver-se-ão submetidos a constantes variações que podem surgir entretanto como baixas médicas, dias livres, férias…, com a consequente adaptação do documento.

Ferramentas para gerir os quadrantes de trabalho

Afortunadamente, os departamentos de Recursos Humanos encarregados de desenhar os quadrantes laborais têm à sua disposição diferentes plataformas e softwares para a otimização de turnos, de forma que a repartição de trabalhadores se realize da forma mais eficiente e fácil possível.

• Tempus Basic. Trata-se de uma aplicação informática para organizar, contabilizar e gerir os turnos de trabalho de empresas e organizações que dispõe de uma versão gratuita e outra paga. Em termos gerais, esta ferramenta de RH reúne informação de três âmbitos:
  • Quadrante laboral detalhado. Mostra de forma gráfica e detalhada uma lista de trabalhadores e os turnos, feriados, férias, ou incidências (como baixas, permissões, licenças…) que têm atribuídas.
  • Disponibilidade de trabalhadores e distribuição desta disponibilidade no tempo. Graças a esta informação, a empresa pode organizar melhor o balanço de horas laborais, detetar escassez ou excesso de pessoal e realizar ajustes e mudanças horárias necessárias para o solucionar.
  • Contabilidade de horas trabalhadas, férias e diversos tipos de incidências laborais. Assim mesmo, os responsáveis de Recursos Humanos poderão analisar e avaliar as condições laborais dos trabalhadores e dar-lhes um tratamento equitativo e justo na atribuição de turnos e feriados.
• Tamigo. O fornecedor de gestão online mais importante da Escandinávia apresenta em Espanha este instrumento para elaborar quadrantes laborais de forma automatizada. Através da aplicação, a empresa tem um controlo total no processo para gerir o pessoal, uma informação que é acessível de forma imediata aos empregados. Para além disso, entre as suas funcionalidades permite transferir os turnos para calendários privados (como Google Calendar, Outlook ou iPhone) e obter uma fotografia exata dos custos salariais reais de um departamento ou organização. De momento, esta app é paga, ainda que se possa experimentar gratuitamente durante 30 dias.
• Aturnos. Este portal oferece uma gestão global de equipas de trabalho com numerosas funcionalidades –segundo o formato que se escolha-. Na sua versão gratuita inclui as opções de quadrante e planificador de turnos, solicitações de férias, trocas entre colegas, listagem de trabalhadores e estatísticas, capacidades que aumentam com o modelo pago ao desenho de padrões, calculadora de turnos, histórico, alertas, bolsa de horas, indicador de absentismo ou chat, por exemplo.
• Kronos. Esta outra solução tecnológica para a planificação e programação do quadrante laboral também automatiza o processo de organização de empregados para otimizar cada turno de trabalho durante todo o ano alinhando o pessoal disponível com as necessidades da empresa.
• Gesturn. Este programa pago facilita a criação dos quadrantes de trabalho, permite ver de diferentes maneiras os turnos de trabalho, controla que se cumpram certas orientações definidas pelo usuário, mostra gráficos e elabora estatísticas, entre outras opções. Também é compatível com os calendários do Outlook, Google Calendar, etc. e exportável para outros formatos.

Não obstante, para una especialização na organização da atividade no âmbito empresarial, no Grupo P&A dispomos de diversas ações formativas sobre tempos e métodos de trabalho com os quais se podem otimizar ao máximo a produtividade do capital humano.

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