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Blog sobre Retenção e Desenvolvimento do Capital Humano

A comunicação assíncrona: vantagens do seu uso na empresa

A globalização e as novas tecnologias estão modificando a forma de trabalhar das empresas. Já não é necessário que todos os empregados estejam num mesmo centro de trabalho, mas sim que hoje em dia é possível e eficaz desempenhar as funções a partir de diferentes fusos horários. Neste contexto, a comunicação assíncrona joga um papel fundamental como meio para aumentar a produtividade das organizações.

La comunicación asincrónica: ventajas de su uso en la empresa

A comunicação assíncrona na empresa

A comunicação assíncrona é um tipo de transmissão de informação através da Internet que permite o fluxo de dados entre duas pessoas sem que seja necessário que se encontrem conectadas de forma simultânea, ao contrário da comunicação síncrona, onde é fundamental que o diálogo se dê em tempo real.

Por isso, nu cenário onde o capital humano está disperso, a comunicação assíncrona possibilita que os profissionais disponham da liberdade de atender as mensagens segundo o seu próprio cronograma.

Ainda que possa crer-se que a comunicação simultânea é mais efetiva, pois permite às pessoas resolver as dúvidas e problemas em tempo real, o certo é que a comunicação assíncrona aumenta a produtividade e o rendimento das equipas, já que reduz as interrupções no trabalho. De facto, segundo o estudo How Do Your Time Management Skills Stack Up?, elaborado por Mark Murphy, mais de 71% dos empregados reconhecem que sofrem interrupções frequentes durante o seu dia laboral, o que lhes impede de alcançar o ritmo desejado e trava a sua capacidade de concentração nas tarefas prioritárias. “Quando trata de fazer um trabalho de pensamento profundo (por exemplo, escrever um relatório, completar revisões de rendimento ou colocar projeções de vendas) é quase impossível manter uma linha de pensamento convincente quando o bombardeiam com interrupções”, refere o autor no artigo Interruptions At Work Are Killing Your Productivity de Forbes.

Vantagens da comunicação assíncrona

Neste sentido, segundo expõe o artigo Synchronous vs. Asynchronous Communication: 5 Reasons Why Asynchronous Communication Is the Future, de Status, a comunicação assíncrona é o futuro por várias razões:

  • Torna possível que os profissionais respondam e atuem segundo os seus próprios termos.
  • Permite que todos os colaboradores sejam pro-ativos, em vez de reativos.
  • Possibilita que os trabalhadores se concentrem no seu trabalho sem sofrer interrupções constantes.
  • Oferece a oportunidade de pensar duas vezes, o que reduz os erros e dá lugar a melhores soluções, pois a maioria das pessoas não toma as melhores decisões quando são pressionadas para responder no momento.
  • Aumenta a capacidade de organização e gestão do tempo dos empregados, já que podem decidir quando rever as suas mensagens e quando dar-lhes resposta.
  • Gera um registo de comunicação a que se pode aceder a todo o momento para realizar qualquer consulta quando seja necessário.
  • Permite a comunicação de maneira efetiva com equipas remotas distribuídas em diferentes zonas horárias.

Em definitivo, “a comunicação assíncrona significa que os empregados já não necessitam de atenção especial para responder a solicitações sem importância ou tediosas, alivia a pressão de reagir de imediato para situações não urgentes, elimina distrações e permite um melhor enfoque e menos stress”, assegura o ensaio.

Como usar a comunicação assíncrona no contexto laboral

Ora bem, para que a comunicação assíncrona seja eficaz nos contextos de trabalho, é necessário seguir uma série de boas práticas:

  • Oferecer informação suficiente ao destinatário. Ao não ser simultânea, a comunicação assíncrona não permite que o recetor coloque dúvidas em tempo real, pelo que é importante que o emissor inclua todos os dados relevantes na sua mensagem, tratando de dar resposta a possíveis questões. De outro modo, cairíamos num intercâmbio de mensagens com perguntas de seguimento que atrasariam a comunicação.
  • Estabelecer datas limite. Se bem que a comunicação assíncrona permite a cada pessoa organizar a sua agenda de trabalho, não há que obviar a Lei de Parkinson, que estabelece que o trabalho se expande até encher o tempo disponível para que se termine. Para evitar uma contínua procrastinação, é essencial incluir prazos para deixar claro aos companheiros quão urgente é a tarefa.
  • Aportar recursos úteis. Neste mesmo sentido, é conveniente juntar à mensagem todos aqueles documentos (artigos, links, imagens…) que sejam de utilidade para o recetor. Por exemplo, se enviamos um email a um companheiro solicitando-lhe que reveja o relatório de vendas, é importante juntar o dito arquivo, para facilitar o fluxo de informação.
  • Estabelecer notificações de controlo. Outra forma de otimizar a comunicação assíncrona é informando o resto dos trabalhadores do nosso estado, quer dizer, se estamos ou não em linha, se estamos de férias ou se, simplesmente, não queremos que nos interrompam porque estamos concentrados num projeto.

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António

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