Decálogo para una comunicación ágil en la gestión de proyectosEn el pasado, las personas permanecían toda su vida en el mismo trabajo, los cambios se producían para actualizarse. Hace ya un tiempo, las cosas han cambiado. El ritmo acelerado del cambio actual ha complicado la vida de los empleados. Los datos indican que los empleados de la Generación X han cambiado de trabajo 2 veces en una década, se espera que los Millenials cambiarán 4 veces en el mismo período de tiempo. Además, el impacto de la robótica y la inteligencia artificial obligará a todos los empleados a desarrollar nuevas habilidades. Ser ágil, no solo ayuda a las organizaciones y a los atletas, sino que también es una habilidad esencial para todas las personas.

Con el inicio de la pandemia COVID-19, muchas personas han experimentado, y continuarán experimentado, cambios significativos en su forma de trabajar.

Los empleados de oficina pasaron de trabajar en la empresa a trabajar en casa. Colaborar con los compañeros se volvió complicado. Las reuniones cara a cara se hicieron on line y, para muchos, las relaciones con los compañeros, especialmente con el jefe, se convirtió en un nuevo trabajo, que presentó múltiples dificultades y , no siempre, fueron resueltas eficientemente. Este proceso de adaptación fue una prueba de su agilidad.

La pandemia terminará, o será domesticada, pero la necesidad de ser ágiles se incrementará, ya que será difícil reducir la velocidad iniciada. Según algunos expertos, la aceleración producida durante la pandemia equivale a 10 años normales.

Habilidades esenciales para Gestionar el cambio.

Las investigaciones sobre agilidad, realizadas durante la pandemia y específicamente las de Zenger y Folkman, indican que las personas menos ágiles eran evaluadas en el percentil 8º de su eficacia general; en cambio, las más ágiles lo fueron en el percentil 89º. La conclusión obvia es que ser ágil está relacionado con la eficacia general de las personas.

A continuación, analizaremos las cuatro habilidades esenciales y necesarias para ser más ágil.

1º Estar abierto para aprender, escuchar y respetar las opiniones de los demás.

En un artículo anterior sobre Liderazgo positivo, tratamos la importancia de generar una cultura abierta en las organizaciones, que garantice la fluidez, limpieza y trasparencia de la información. La actitud y la disposición para recibir comentarios es la base primordial para recibirlos. Cuando las personas no están abiertas a los demás, siempre buscarán justificaciones  para rechazar lo que no les gusta ( “Los datos están sesgados”; ” No  me conocen”…). Existe un viejo proverbio que dice:” Puedes llevar un caballo al agua, pero no puedes obligarle a beber” . Este fenómeno fue estudiado en Psicología por Festinger y lo denominó disonancia cognitiva.

En conclusión, una persona, si desea mejorar, necesita estar dispuesta a escuchar lo que dicen otras personas de él,  aprender a partir de esos comentarios y, por último, cambiar desarrollando nuevas habilidades. Especialmente son relevantes los comentarios procedentes de las personas con las que trabaja, ya que éstas tienen una información fundamental acerca de su efectividad.

Nota: Resaltamos   la enorme importancia de mantener la confidencialidad de los comentarios que afectan a otras personas, especialmente con la retroalimentación correctiva.

2º Voluntad de enriquecerse personal y profesionalmente.

Aprender una nueva habilidad requiere tiempo y esfuerzo. Muchas personas se sienten abrumadas por la cantidad y ritmo del trabajo. Cuando una persona se siente abrumada, se resistirá a asumir desafíos adicionales. Muchas de las nuevas habilidades, que deben aprenderse, no se utilizarán plenamente en el trabajo actual, sino en el futuro; en términos motivacionales, no tienen un refuerzo inmediato, sino diferido ( característica de las personas de alta Motivación de Logro).

En conclusión, ser ágil significa hacer un esfuerzo en aprender comportamientos nuevos, difiriendo en el tiempo la satisfacción por su correcta ejecución.

3º Confianza y optimismo en que se puede cambiar y mejorar.

Cuando  se inicia un proceso de cambio y se han definido con claridad los objetivos, es imprescindible confiar en que son alcanzables, ya que, de ahí, procede la energía necesaria para hacer los esfuerzos adicionales y mantenerlos en el tiempo. No es garantía absoluta de la consecución de los objetivos , pero, lo contrario, sí lo es del fracaso.

En conclusión, si las personas asumen que no pueden cambiar con seguridad no harán un esfuerzo adicional y/o ante las primeras dificultades abandonarán. Tienen razón, ellos no pueden cambiar, pero les cambiarán.

4º Honestidad con uno mismo.

Andy Herzfeld, diseñador del software del Macintosh, describió cómo Steve Jobs pudo crear lo que llamó un campo de distorsión de la realidad, que consiste en la capacidad de convencerse a sí mismo y a los que le rodean de creer cualquier cosa, por ejemplo distorsionaba de tal forma la proporción y la escala de las dificultades que convencía a sus compañeros de que las cosas imposibles eran posibles. Esta forma de actuar estaba dirigida hacia la consecución de los objetivos de la empresa y en este particular caso funcionó; no sin efectos colaterales. Ahora bien, muchas personas aplican este campo de distorsión de la realidad para explicar (justificar?) su propio comportamiento, haciéndoles creer que son más efectivos de lo que realmente son; aunque no tienen el carisma suficiente para hacérselo creer a los demás. Según los datos, las personas con baja efectividad se califican mejor de lo que son; en cambio, las de alta efectividad  tiende a asumir que son menos efectivos de lo que otras personas les califican, siendo percibidas por los demás como humildes.                 

En al base de datos de nuestros socios estratégicos, Jack Zenger y Joe Folkman, con cientos de miles datos, se ha comprobado que la autoevaluación no tiene ningún valor predictivo de la eficiencia del autoevaluado. De ahí, la necesidad de hacer un evaluación FB 360º , en la que se recoge la autoevaluación y la de las personas que rodean a la  persona evaluada.

En conclusión, la honestidad con uno mismo exige que, no solo aceptemos lo que otros dicen de nosotros, sino que lo asumamos como propio y planifiquemos el cambio necesario para adaptarnos a la nueva era.

Mejorando la agilidad.

A continuación,  Zenger y Folkman analizaron el impacto de las cuatro habilidades y descubrieron que aquellas personas con una evaluación por encima de la media en las cuatro, su agilidad estaba en el percentil 79º. Sin embargo, si una de las cuatro dimensiones estaba en el percentil 10º o inferior, la agilidad estaba en el percentil 19º. El mensaje es claro, si se quiere estar en una buena posición en agilidad, es necesario estar por encima del promedio en las cuatro y asegurarse  que ninguna sea un problema.

El último paso consistió en evaluar las preferencias. Se analizaron los datos de 496 personas y sus preferencias por los cuatro comportamientos. El resultado confirmó que la preferencia es un buen indicador de la efectividad. Cuanto más alta sea la puntuación positiva en una habilidad, es muy probable que sea una fortaleza. Las puntuaciones negativas, las más bajas, indican que se prefieren menos y, posiblemente, sea una debilidad.

En el siguiente gráfico, se presentan los datos del estudio. Se observa que la Honestidad con uno mismo y La apertura a la escucha son fuertes preferencias para las personas son fortalezas. En cambio, El optimismo y La voluntad de enriquecerse  personal y profesionalmente no lo son.

Conclusión: Para algunos el cambio es difícil, para otros el cambio es emocionante  y les estimula para conseguir algo que anhelan. Para todos nosotros, la capacidad de adaptarse al cambio de forma rápida y eficiente es una habilidad necesaria y se puede iniciar su desarrollo , teniendo en cuenta lo expuesto en este artículo.

 

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