Empresas como HP, Bosch, Caterpillar, Bayer, Novartis, Pfizer o Philips utilizan la metodología Hoshin Kanri para conseguir una eficiente gestión de equipos. ¿Quieres unirte a ellas? ¿Te gustaría aplicar este modelo en tu compañía? En este post facilitamos la plantilla Hoshin Kanri de forma gratuita y, además, explicamos cómo aplicarla en la práctica.

Hoshin Kanri Plantilla

¿Qué es el método Hoshin Kanri?

Etimológicamente, ‘hoshin’ es una palabra japonesa que simboliza una brújula o señalar en una dirección. Por su parte, ‘kanri’ se traduce como administración o control. Estos dos significados ya nos dan una pista sobre el sentido y razón de ser de esta metodología de trabajo dirigida a impulsar la colaboración de personas en el seno de las organizaciones.

Inspirado en el El libro de los cinco anillos, de Miyamoto Musashi, el sistema surge en la década de los 60 en Japón sobre el modelo PDCA o ciclo de Deming. En la actualidad, el método Hoshin Kanri se configura como una potente herramienta de planificación para la mejora del trabajo en equipo, gracias a los beneficios que aporta tanto al pensamiento estratégico y la cultura de la empresa, como a la implementación de técnicas.

De este modo, utilizando la plantilla Hoshin Kanri, los líderes de equipo van a conseguir que los empleados desarrollen los objetivos de la compañía de forma colaborativa, mejorando la eficacia del grupo, aumentando la comunicación y aprovechando el talento de cada profesional. ¿Consecuencia? Más rápidas respuestas ante los cambios y mejores resultados empresariales.

¿Cómo funciona el sistema?

Al usar una plantilla Hoshin Kanri debemos partir de la idea de que en cualquier organización existen intereses contrapuestos de los profesionales, lo que hace necesaria la reorientación de los diversos grupos y personas hacia los objetivos de la compañía. La imagen más gráfica de este escenario sería un bote con varios ocupantes, donde cada uno rema en una dirección sin que la barca se mueva del sitio.

Ante este escenario de conflicto o disparidad, la plantilla de Hoshin Kanri nos permite fijar de forma visual hacia dónde queremos navegar y coordinar a la ‘tripulación’ de la nave para que centren sus esfuerzos en ese sentido.

¿Cómo se cumplimenta la plantilla Hoshin Kanri?

¿Cómo se utiliza este documento de trabajo en la práctica? Antes de nada, descárgate nuestra plantilla Hoshin Kanri de forma totalmente gratis para poder trabajar sobre la matriz.

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Los cuadrantes principales de la matriX

Tras hacerlo, comprobamos que el documento está dividido en cuatro zonas que debemos cumplimentar con los siguientes datos:

  1. Objetivos a largo plazo. Se trata de diseñar, en la parte inferior de la hoja, el plan estratégico de la compañía a tres o cinco años vista. La cúpula directiva debe plantearse en qué quiere convertir la compañía, cuál es su visión para el futuro y plasmarlo en la plantilla Hoshin Kanri. Por ejemplo, uno de estos objetivos puede ser mejorar la rentabilidad un 20% o elevar la satisfacción del cliente al 95%.
  2. Objetivos a medio plazo. Estas grandes metas corporativas se deben desglosar a su vez en varios objetivos a corto plazo, generalmente, de un año. Puede resultarnos útil utilizar el modelo SMART. Esta sección, situada a la izquierda del folio, incluye los hitos debemos conseguir en los próximos doce meses para avanzar en las metas a largo plazo. Siguiendo el ejemplo anterior, hablaríamos de acrecentar la rentabilidad un 5% y hacer crecer la satisfacción del consumidor del 70% actual al 85%.
  3. Acciones prioritarias a corto plazo. Seguimos desintegrando las metas de la organización, estableciendo en la parte superior las actividades concretas que vamos a acometer para cumplir con los anteriores propósitos. Implementar un proceso más eficiente de producción, que abarate los costes, o reducir los tiempos de entrega de los artículos al cliente pueden ser acciones concretas en nuestra plantilla Konshi Kanri.
  4. Métricas o KPIs. Por último, a la derecha de la matriz recogeremos los indicadores de gestión que vamos a emplear para evaluar si esas acciones y metas se han conseguido. ¿Cómo mediremos el grado de éxito del plan? La evolución de la rentabilidad obtenida mes a mes o el incremento/descenso de la ratio de devoluciones son indicadores útiles para nuestro caso.

La cuadrícula de interrelación

Hasta aquí, el modelo no difiere de otros muchos en los que se fijan metas y estrategias. Sin embargo, si nos fijamos en la plantilla Konshi Kanri, veremos que entre cada cuadrante se extiende una cuadrícula.

Este espacio es el que nos va a permitir interrelacionar los diferentes puntos clave. Como si del juego de ‘Hundir la flota’ se tratara, deberemos señalar con una marca la casilla donde cada objetivo anual converja con una meta relacionada; donde cada plan de acción se cruce con un objetivo anual vinculado; y donde cada KPI se solape con la actuación concreta que medirá.

No debemos olvidar que puede existir más de una vinculación entre los distintos ejes. Además, es recomendable usar una doble simbología, como un punto negro y uno blanco, para distinguir los elementos prioritarios y complementarios.

El reparto el trabajo

Por último, otro aspecto clave de la plantilla Konshi Kanri es que también refleja quién se encargará de cada plan de acción. Así, el cuadrante superior está vinculado con un quinto espacio donde plasmaremos los diferentes profesionales o departamentos que se harán cargo de cada tarea.

Esta quinta sección suele situarse a la derecha de la columna de KPIs, para poder realizar la puntuación antes descrita en relación con las acciones planificadas.

Claves para su eficacia

Ahora bien, para que la plantilla Konshi Kanri no se quede en un pormenorizado diagrama plasmado en un papel, en su implementación debemos tener en cuenta una serie de pautas:

  • Resulta imprescindible la presencia de un líder capaz de indicar el rumbo de la compañía y establecer las prioridades de los equipos.
  • Debe existir un alto grado de motivación e implicación por parte de los trabajadores para cumplir los objetivos marcados.
  • La asignación de roles y funciones de cada colaborador debe estar perfectamente definida y adecuada a las capacidades reales del profesional.
  • Es vital que exista una constante interacción entre los compañeros y superiores de todos los niveles y departamentos para que la transmisión de la información fluya y la empresa llegue a buen puerto.
  • La plantilla Hoshin Kanri no es un documento de trabajo estático. Al revés, debe estar en continua renovación, adaptándola a los cambios y nuevas circunstancias que se produzcan.

En el programa Bold, audacia en el liderazgo del Grupo P&A mostramos a líderes de todos los niveles cómo utilizar el liderazgo audaz en la gestión de un equipo. Además, se trata de un programa adaptable a las necesidades, modelos de competencias, cultura y preferencias de cada empresa y vinculable a sus sistemas de desempeño, carrera y/o talento.

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