Falta de datos relevantes, objetivos inadecuados, oportunidades y riesgos sin definir y estimación inexacta de costos son cuatro de las 7 causas por las que los proyectos empresariales fracasan, según una encuesta del Project Managment Institute. Todas ellas podrían haberse solventado de haber conocido qué es un plan de trabajo y cómo elaborarlo.

Plan de Trabajo: ¿Qué es un plan de trabajo? Guía y ejemplo de plan de trabajo

¿Qué es un plan de trabajo?

A la hora de definir qué es un plan de trabajo, debemos partir de la base de tres cuestiones: qué queremos, qué tenemos y cómo vamos a conseguirlo. Son la esencia de esta herramienta de planificación y gestión empresarial en la que se recogen las directrices para llevar a cabo un proyecto a partir de la conexión entre recursos y tiempo de la organización.

Puede que, sin saber qué es un plan de trabajo, consigamos los objetivos que pretendíamos, pero es muy probable que superemos la fecha de entrega, sea más costoso o, incluso, esta consecución no se produzca en su totalidad. En cambio, si disponemos de este instrumento, las posibilidades de cumplir con lo previsto de forma eficiente se multiplican, pues actúa como una especie de brújula o mapa que nos conduce hacia las metas establecidas.

¿Cuándo se utiliza esta herramienta?

Por ello, independientemente de que se trate de proyectos específicos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por una empresa requiere, antes de su puesta en marcha, del diseño de lo que es un plan de trabajo.

Como consecuencia, su utilidad en el sector empresarial es muy diversa. Es habitual emplearlo en la búsqueda de financiación, presentando este informe para convencer a los inversores sobre la viabilidad del proyecto.

Sin embargo, el plan de trabajo también contribuye a planificar cómo vamos a ejecutar el conjunto de iniciativas.

Al mismo tiempo, sirve de guía de trabajo para los propios empleados implicados en su ejecución o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos inmersos.

¿Cómo se elabora un plan de trabajo?

En términos generales, al descifrar qué es un plan de trabajo, observamos que esta hoja de ruta analiza y recopila de forma previa y pormenorizada los objetivos planteados en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que nos vamos a enfrentar y la metodología que usaremos para afrontarlos.

A modo de ejemplo, el proceso de confección de lo que es un plan de trabajo incluye los siguientes elementos.

Objetivos

Debemos recoger la misión y visión de la compañía y las metas tanto a nivel externo (como puede ser la reputación de marca o ampliación de la cuota de mercado) como interno (relativos al capital humano y mejora de proceso e infraestructuras).

Para obtener esta información, es recomendable utilizar el modelo de objetivos SMART.

Recursos

En este punto, evaluaremos los recursos que son necesarios para llevar a cabo el proyecto, tanto de personal, como materiales y económicos.

El resultado será un inventario pormenorizado con los recursos que se precisan, especificando cuáles están disponibles y cuáles debemos incorporar. De este modo podremos establecer un presupuesto final para el proyecto.

Personas implicadas

Consiste en identificar al público objetivo, los stakeholders que se verán o podrían verse implicados (como proveedores o business angels, por ejemplo) y los empleados que se encargarán de desarrollar lo que es el plan de trabajo.

Respecto a este último punto, cuanto más concreto sea el reparto de tareas y responsabilidades, su jerarquía y protocolo de comunicación interna, menos riesgo de que surjan problemas de ejecución padeceremos.

No debemos olvidarnos tampoco de a quién nos dirigimos a la hora de redactar lo que es el plan de trabajo. Si, por ejemplo, vamos a presentar el dossier ante posibles inversores, el lenguaje y -sobre todo- el mensaje que tenemos que transmitir debe ser muy distinto que en el caso de que lo estemos explicando al equipo de trabajo. Por eso, es recomendable que, sobre el documento base, realicemos distintas versiones en función de las diferentes audiencias.

Calendario

Otro de los requisitos sine qua non para concretar qué es un plan de trabajo es establecer un calendario de actuación.

Por un lado, es imprescindible señalar una fecha de vencimiento del proyecto. Pero, igual de importante es desplegar una cronología detallada con las distintas fases de la ejecución, marcando pequeños hitos que permitan controlar cómo evoluciona la iniciativa a lo largo del tiempo.

Análisis DAFO

También es esencial plasmar en lo que es el plan de trabajo el diagrama de riesgos y posibilidades existentes que pueden afectar al proyecto. En este caso, podemos emplear un análisis DAFO, mapeando las debilidades y fortalezas internas y las amenazas y oportunidades externas.

Ahora bien, como estamos en un entorno cambiante, debemos designar a una persona que se encargue de vigilar la evolución de estas circunstancias y la detección de nuevos elementos.

Estrategias de actuación

De nada sirve conocer el análisis DAFO del proyecto si no plantamos soluciones. Por ello, el plan de trabajo debe ir acompañado con las estrategias específicas que seguiremos para aprovechar las fortalezas y oportunidades y para mitigar las debilidades y amenazas.

Revisión (Factores críticos del éxito)

Por último, el documento debe recoger los criterios que van a determinar el éxito o fracaso del proyecto.

Para evitar una decepción al final del proceso, el plan de trabajo tiene que contar con elementos de medición durante su desarrollo. Solo así podremos conocer cuanto antes si los objetivos se están desviando y actuar en consecuencia.

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