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Decálogo para una comunicación ágil en la gestión de proyectos

La comunicación ágil es un pilar fundamental en cualquier esfera empresarial, pero cobra aún más protagonismo en los proyectos gestionados mediante metodologías Agile, donde la capacidad para readaptar los objetivos y planes de forma continua durante su ejecución es la característica principal.

Decálogo para una comunicación ágil en la gestión de proyectos

La comunicación en las metodologías Agile

Frente a los modelos lineales tradicionales, el método Agile está basado en un desarrollo iterativo e incremental, de modo que los equipos necesitan coordinarse y mantenerse informados de cualquier avance y en todo momento para ir generando soluciones conforme evoluciona el proyecto en función de las nuevas exigencias de los usuarios y del mercado. De hecho, el propio Manifiesto Agile recoge la importancia de la comunicación ágil entre sus principios fundamentales.

El trabajo bajo este sistema, está plagado de reuniones, intercambio de informes, programaciones de parejas, revisiones de documentación, contactos con los clientes… y todo bajo una alta exigencia de comunicación ágil que garantice la flexibilidad del proceso. Como señala Nishi Grover Garg en The Real Key to Agile Success: Communication, “los equipos ágiles están diseñados para que todos sean conscientes de las tareas, el progreso, las fortalezas y los resultados de todos los días; la dificultad está en comunicar toda esta información”.

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Una comunicación ágil que cada vez se hace más precisa dado el auge de este nuevo paradigma, pues en la actualidad, el 70% de las empresas utilizan la metodología Agile para la gestión de proyectos y una de cada dos compañías la emplean ya por defecto, según el Primer BACómetro sobre adopción Agile en España, elaborado en 2018 por la Business Agility Corporation.

10 pautas para una comunicación ágil

En términos generales, la comunicación ágil debe centrarse, según apunta Mark C. Layton en el artículo What’s Different About Agile Communication?,  en tres principios:

  • Simplicidad.
  • Franqueza.
  • Conversaciones cara a cara.

En este sentido, Sharon Robson, en Agile Communication, desglosa diez pautas para conseguir esta comunicación ágil:

  1. Incorpórala a la rutina diaria. La comunicación ágil no puede convertirse en una misión secundaria, sino que debe planificarse de forma estratégica y tenerse en cuenta como un objetivo prioritario. Es decir, igual que elaboras un calendario de entregas, también debes concretar cuándo, cómo y entre quién se va a producir el feedback, comprobando que la retroalimentación realmente se produce.
  2. Define el proceso de comunicación. Un error habitual es dar por hecho que todo el mundo se comunica de la misma forma o saben cómo hacerlo. Para evitar fallos comunicativos, es esencial concretar en cada sesión cómo se va a producir el intercambio de información, es decir, a través de qué pasos, bajo qué reglas y de qué modo.
  3. Resérvale tiempo. En esta programación comunicativa debes valorar también el tiempo que cada trabajador necesita para ejecutar esa comunicación ágil. Por ejemplo, si un empleado tiene que entregar un informe tras conseguir un hito en el proyecto, debe disponer del tiempo suficiente para llevarlo a cabo, o si quieres celebrar una reunión de equipo, es importante que avises con suficiente antelación a los participantes para que puedan preparar la documentación, conclusiones, dudas o propuestas.
  4. Elige el momento adecuado. ¿Una reunión a última hora de la tarde? Lo más probable es que los trabajadores estén tan agotados que deseen finalizar el encuentro cuanto antes. El lugar y el momento seleccionado influye notablemente en la comunicación ágil. Por ello, es recomendable preparar con esmero todos los detalles y recursos necesarios para que la sesión fluya.
  5. Transmite el porqué. Para que los profesionales se adhieran a estas prácticas de comunicación ágil, es preciso que sean conscientes de por qué es tan importante. “Es muy difícil entender qué hacer o cómo hacerlo, si no se entiende por qué se está haciendo”, señala la autora.
  6. Establece metas y verifícalas. Para cada sesión informativa entre los equipos, ten preparados los objetivos que deseas lograr a nivel comunicativo y chequea que se han logrado. Por ejemplo, una reunión puede servir para ver los logros alcanzados por cada profesional y los impedimentos que están teniendo, mientras que otra puede ir encaminada a plantear soluciones a esos obstáculos.
  7. Adapta la comunicación. No es lo mismo una reunión entre profesionales del área de Finanzas –que pueden comprender un lenguaje técnico sin problemas- que entre empleados de las áreas económica, de desarrollo y de marketing o una entre trabajadores de una misma oficina que otra con profesionales situados en distintos husos horarios, por ejemplo. De ahí que otra clave para conseguir una comunicación ágil sea necesario adaptar los métodos, los enfoques y los canales a cada evento y simplificarla. “La comunicación ágil reconoce que la mayoría de las personas, la mayoría de las veces, están demasiado ocupadas para leer los detalles, por lo que, de forma predeterminada, los comunicadores ágiles simplifican y resumen, ayudando a sus lectores a comprender los conceptos básicos de manera muy fácil y rápida”, añade Giles Turnbull en A Guide to Agile Communication.
  8. Apóyate en el Visual Thinking. Para facilitar esta comprensión, la comunicación ágil emplea imágenes, diagramas, mapas mentales, etc. “En nuestros proyectos ágiles debemos considerar tanto el contexto específico como el general del trabajo que estamos realizando y, a menudo, un diagrama o dibujo es la mejor manera de entender esas interacciones”, sostiene Robson.
  9. Apuesta por los ejemplos. Otra forma de potenciar la comunicación ágil es apoyar las ideas con casos reales específicos. Así, es más fácil que el resto de participantes comprendan realmente qué quiere decir el interlocutor.
  10. Insiste en la participación. No olvides que el objetivo final de la comunicación ágil es favorecer la coordinación y cohesión de los trabajadores de cara a la ejecución de un proyecto y, para ello, es necesario implicarlos y propiciar que compartan de forma proactiva sus ideas y opiniones.

Y si quieres reforzar tu capacidad para aportar retroalimentación –positiva o negativa- en estas sesiones de comunicación y ayudar al equipo a ser más productivo, en el grupo P&A ponemos a tu disposición el programa Elevating Feedback, con el que, a través de una jornada interactiva, conocerás el modelo FUEL de Zenger&Folkman.

Nueva llamada a la acción

Enric-Francesc Oliveras Responsable de Marketing online y Formación elearning
Consultor y formador apasionado de las TIC, Marketing Digital y Diseño, llevo años en continuo aprendizaje a la vez que ayudando a otros profesionales en su aprendizaje personal.

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