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Metodologías de trabajo ágiles: el sistema Scrum

En un entorno empresarial donde las demandas de los clientes o la oferta de la competencia varían cada día, las compañías no pueden encerrarse durante meses en un proyecto sin correr el riesgo de que al finalizarlo, este ya no sea útil o eficaz para el objetivo que pretendía. Surgen así, las metodologías de trabajo ágiles, donde Scrum se postula como uno de los sistemas más utilizados por las organizaciones.

Metodologías de trabajo ágiles: el sistema Scrum

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¿Qué es Scrum?

Como decimos, Scrum es un proceso de trabajo integrado dentro de la Metodología Agile que tiene como propósito optimizar el rendimiento de las empresas. Sus orígenes se remontan a 1986, al artículo The New New Product Development Game, publicado por Hirotaka Takeuchi y  Ikujiro Nonaka, en el que los autores presentaban un nuevo sistema de gestión de proyectos basado en la agilidad, la flexibilidad y la incertidumbre.

El trabajo tomaba como referencia los ejemplos de compañías tecnológicas como HP, Canon u Honda, en las que se empezaban a vislumbrar unas nuevas metodologías de trabajo que les permitían obtener resultados más eficaces. En lugar de aplicar un modelo tradicional de planificación y ejecución, este nuevo sistema se basa en fraccionamientos del proceso en entornos complejos con entregas parciales y regulares del producto final. En el sistema Scrum, la compañía puede poner en marcha un proyecto desde el primer momento, sin necesidad de documentar o planificar previamente el mismo.

¿Cuáles son sus características?

Junto a otras metodologías de trabajo ágiles, Scrum presenta las siguientes notas distintivas:

  • Flexibilidad: no hay unos objetivos y un plan de acción cerrado, sino que estos se van planteando progresivamente durante el proceso, adaptándose a los cambios que puedan surgir.
  • Auto-organización: los equipos de trabajo funcionan con una alta autonomía, están enfocados hacia la mejora continua y mantienen una retroalimentación constante entre los diferentes implicados. Así, en Scrum se plantean ciclos cortos de trabajo de entre dos y cuatro semanas por término general, así como reuniones diarias durante el desarrollo.
  • Control moderado: es necesario que la empresa permita que sean los propios equipos los que se autocontrolen entre sí para fomentar la creatividad.
  • Conocimiento compartido: en la metodología Scrum, todos los integrantes del proyecto aprenden de todos, enriqueciendo el resultado.

¿Cuándo emplear estas metodologías de trabajo?

A pesar de su eficacia, Scrum no genera un éxito universal, sino que su aplicación será recomendable en función del proyecto o empresa. En este sentido, las metodologías de trabajo ágiles son adecuadas cuando:

  • Es necesario presentar resultados pronto, sin esperar a un desarrollo integral del producto o servicio.
  • Los requisitos del proyecto no están detallados o sufren modificaciones a lo largo del proceso.
  • Existe una alta incertidumbre en cuanto a los objetivos o funcionalidades del producto o servicio.
  • Si la competencia es alta y la empresa debe estar alerta sobre nuevas innovaciones o exigencias del consumidor.
  • Se requiere un control exhaustivo que evite los fallos.

¿Quiénes participan en Scrum?

Uno de los principios básicos recogidos en el Manifiesto Agile, publicado en 2001, es que los individuos e interacciones deben situarse por encima de los procesos y herramientas. De hecho, Scrum toma su nombre de la melé de rugby, por esa estrecha colaboración que realizan los trabajadores implicados en el proyecto durante su desarrollo.

En este sentido, en Scrum confluyen los siguientes roles diferenciados:

  • Product Owner: el responsable de la toma de decisiones y el diseño inicial del proyecto.
  • Scrum Master: el encargado de comprobar que el modelo y la metodología funciona y, en su caso, solventar cualquier incidencia que se produzca.
  • Equipo de desarrollo: está integrado por los profesionales que participan en el proyecto.
  • Usuarios: son los clientes o destinatarios finales del producto o servicio quienes deben ser escuchados por la empresa para la ejecución del proyecto.
  • Stakeholders: todos aquellos grupos de interés a los que el proyecto les afectará (proveedores, inversores…).

¿Cómo funciona Scrum?

Las metodologías de trabajo ágiles son procesos iterativos, es decir, se organizan en ciclos breves, en lugar de un ciclo global.

Estos ciclos en Scrum son llamados sprints y se desglosan en las siguientes fases:

  • Conceptualización: donde se fijan las características generales del producto o servicio que se quiere generar y se asignan los empleados implicados en el mismo.
  • Especulación: se establecen los parámetros de trabajo, las funcionalidades previstas y los límites de tiempo y presupuesto. Esta etapa es repetida en cada ciclo o sprint.
  • Exploración: se desarrollan todas las funcionalidades del producto.
  • Revisión: el equipo constata que el resultado concuerda con el objetivo deseado a través de herramientas de medición.
  • Cierre: se entrega la versión del producto. No obstante, al requerir varios ciclos, no hablamos del producto final, sino que se irán realizando cambios, llamados mantenimiento, para lograr el producto final deseado.

Como herramientas, Scrum utiliza tres tipos de instrumentos:

  • Product Backlog: es una lista de tareas, funciones y requerimientos genéricos del proyecto. Sería como la hoja de ruta de todo el equipo.
  • Sprint Backlog: consiste en una o varias tareas de las recogidas en el documento anterior para su ejecución en el plazo de entre 2 y 4 semanas.
  • Daily Scrum Meeting: mientras se desarrolla, los equipos asisten a estas reuniones diarias para compartir los avances realizados en cada tarea y plantear los siguientes pasos a llevar a cabo.

Para profundizar en estas nuevas metodologías de trabajo, en el Grupo P&A contamos con diversas iniciativas formativas vinculadas a la innovación en Project Management, como el curso ‘Desarrollar la innovación y la creatividad dentro de la empresa’ o ‘Desarrollo de competencias y equipos’.

 

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Enric-Francesc Oliveras Responsable de Marketing online y Formación elearning
Consultor y formador apasionado de las TIC, Marketing Digital y Diseño, llevo años en continuo aprendizaje a la vez que ayudando a otros profesionales en su aprendizaje personal.

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