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Blog sobre Retención y Desarrollo
del Capital Humano

Mejora tu productividad laboral: técnicas para no perder el tiempo

Productividad laboral: gestión del tiempo

Organizar la agenda de reuniones, distribuir las funciones entre los miembros del equipo, supervisar el trabajo de los empleados, rendir cuentas ante la junta de accionistas, desarrollar nuevos proyectos o hacer frente a los imprevistos que van surgiendo.

El día a día de un directivo suele estar plagado de tareas, generando en muchas ocasiones una carga de trabajo muy voluminosa que, con una mala gestión del tiempo, puede provocar una bajada de la productividad laboral y el desánimo de la persona y su grupo.

Afortunadamente, como formuló Albert Einstein, el tiempo es relativo y con una serie de pautas claras sobre su aprovechamiento podremos sacar más partido a nuestra jornada laboral.


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¿Cómo perdemos el tiempo en la oficina?

Cuando hablamos de “perder el tiempo” no nos referimos a emplear unos cuantos minutos en el trabajo para hacer una pausa o tomar un respiro; eso es aceptable y saludable.

El problema actual es que, en una jornada laboral de 45 horas semanales, la media de horas improductivas es de 16, más de un tercio del cómputo total, según un estudio elaborado por Salary.com sobre 756 profesionales, en colaboración con Microsoft y America Online. Incluso un 4% de los encuestados reconoce que desperdicia 4 o más horas, la mitad de un puesto de trabajo a tiempo completo.

Hablar con los compañeros y navegar por internet son las dos acciones que más tiempo restan a la jornada laboral de los trabajadores, aunque el email y las redes sociales también ocasionan la pérdida de atención de los profesionales, directivos y altos cargos incluidos.

Y no se trata estrictamente de asuntos extra laborales, pues como desvela el informe el 19% de los participantes considera que las mayores distracciones en el desarrollo de sus funciones provienen de la celebración de demasiadas reuniones en la oficina.

A estas horas improductivas hay que añadir también otros 60 minutos que perdemos de media al día de forma involuntaria, mientras pasamos de una actividad a otra. Las personas, tras una interrupción –como atender una llamada o leer un email- necesitan 120 segundos para volver a concentrarse en lo que estaban haciendo, lo que suma una hora al final del día, según los datos publicados por Workmeter.

 

Leyes y principios de gestión del tiempo

Vistos estos llamativos datos sobre la improductividad a la que nos vemos conducidos mientras intentamos trabajar, debemos plantearnos cómo podemos sacar el máximo partido a la jornada laboral.

Existen una serie de principios o leyes que pueden sernos de gran ayuda para entender cómo gestionamos o debemos gestionar el tiempo:

  • Ley de Pareto o ley 20-80: el 20% de nuestras acciones generan el 80% de los resultados, por lo que debemos dedicar el primer porcentaje a las acciones estratégicas.
  • Ley de Carlson o principio de las secuencias homogéneas: el desarrollo continuado de una labor requiere menos tiempo que si se realiza de forma interrumpida.
  • Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta ocupar el total del tiempo disponible. De ahí que en momentos de mayor carga de trabajo seamos capaces de sacar adelante las mismas o más tareas que cuando disponemos de más tiempo.
  • Ley de Laborit: las personas tendemos a desarrollar primero una tarea que nos gusta antes que otra que no nos entusiasma demasiado, lo que nos resulta más fácil antes que las labores complejas, o lo que es urgente antes que lo importante. Por ello, es importante organizar nuestro día a día para no vernos arrastrados por este principio.
  • Ley de Fraisse: el tiempo es relativo para cada persona, de forma que cada profesional debe analizar sus propios ritmos y establecer las horas o momentos de la jornada laboral en los que es más eficiente.

 

Tips de gestión del tiempo para mejorar la productividad laboral

De forma más práctica, las siguientes técnicas también contribuirán a nuestra eficiencia en el trabajo:

  • Elaborar una lista de tareas diarias (llamadas, reuniones, proyectos…) en la que organicemos el trabajo pendiente y prioricemos los distintos asuntos en función de su urgencia. La memoria puede jugar malas pasadas, de modo que plasmarlo sobre un papel o software nos ayudará a no olvidar ninguna misión, obtener una imagen global de lo que tenemos que hacer y ordenar nuestras ideas de forma más controlada. Además, conseguiremos un registro de toda nuestra actividad pasada y siempre podremos abordar los temas menos relevantes apuntados en el diario en aquellos momentos en los que estemos más liberados.
  • Dedicar un espacio de tiempo al día para reflexionar sobre los objetivos estratégicos que queremos conseguir y los procedimientos para llevarlos a cabo. De este modo, focalizaremos su desarrollo y facilitaremos su ejecución. Si bien la mayoría de profesionales revisan el correo nada más llegar a la oficina –lo que provoca una saturación inmediata de información-, lo más recomendable es emplear los primeros minutos de la jornada a planificar las metas principales, ya que nuestro cerebro estará a pleno rendimiento tras el descanso de la noche.
  • Reservar tiempo para las labores principales. Si tenemos que redactar un documento para una próxima presentación ante un importante cliente, además de apuntarlo en el diario, es conveniente que establezcamos cuándo vamos a llevarlo a cabo, evitando durante ese espacio de tiempo cualquier tipo de injerencia (como mirar el correo, atender llamadas o recibir visitas).
  • Dividir los grandes proyectos en partes. Abordar grandes iniciativas puede ocasionar miedo, agobio o pereza por la magnitud del trabajo, llevándonos a procrastinar y dilatar su puesta en marcha una y otra vez. En cambio, si segmentamos esta tarea en otras más asequibles facilitaremos su consecución paso a paso y mantendremos la motivación alta, al ir logrando los objetivos marcados.
  • Preparar las reuniones, identificando qué temas queremos abordar durante los encuentros, las preguntas que necesitamos formular y los resultados que queramos conseguir. Definiendo estos parámetros, impediremos que las reuniones se alarguen más de lo necesario o se desvíen hacia otros asuntos menos importantes.
  • Analizar el origen de la pérdida de tiempo y tomar medidas. Como si de una cadena de producción se tratara, debemos estudiar cuáles son los momentos en los que sentimos que desperdiciamos más tiempo de forma innecesaria y adoptar soluciones a esta falta de productividad laboral. Por ejemplo, si gran parte de los correos que recibes son temas que trata un empleado directamente, ¿por qué no aplicas filtros en el programa de gestión de emails para que su llegada no te desconcentre?

Terminamos con una cita inspiradora de Brian Tracy:

 “Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”.

 

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Luis Lopez Consultor en Desarrollo y Mejora Organizacional, Coach y Formador con más de 15 años de experiencia internacional llevando a cabo proyectos para crear sinergias.

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