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Herramientas de time tracking y gestión del tiempo en el trabajo

¿Cuánto tiempo pasamos contestando emails? ¿Cuántas horas invertimos en las reuniones de equipo? ¿Qué duración conlleva la fabricación de un producto? Una eficiente gestión del tiempo en el trabajo requiere de una medición exhaustiva de los procesos, pues de este modo podremos saber qué parte de la jornada dedicamos a cada actividad, cómo podemos administrar nuestra dedicación laboral, dónde debemos realizar ajustes y cuáles son los objetivos realistas de cada empleado.

Time tracking y gestión del tiempo en el trabajo

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Para ello, las empresas tienen a su disposición la técnica del time tracking, un sistema informático de gestión del tiempo en el trabajo que posibilita a los usuarios registrar los minutos dedicados a las diferentes tareas.

Usos y ventajas del time tracking

La función principal de las herramientas de time tracking es recopilar los datos temporales del trabajo de los profesionales, tanto de forma automática –vinculando el sistema al ordenador o dispositivo- como manual –incorporando los datos por el propio trabajador-.

Pero además, la mayoría de aplicaciones de seguimiento de tiempo incluyen opciones para establecer pautas de trabajo, avisos de descanso o bloqueo de determinadas páginas o programas por un periodo de tiempo. Recordemos que un empleado desperdicia una media de 60 minutos diarios mientras saltamos de una actividad a otra, según los datos aportados por Workmeter.

Gracias al empleo de este instrumento de gestión del tiempo en el trabajo, la empresa obtiene las siguientes ventajas:

  • Facilita la distribución de las tareas, al conocer qué empleados tienen mayor o menor carga de trabajo.
  • Refleja quiénes son los colaboradores más eficientes en sus respectivas áreas, lo que ayuda a la identificación de los mejores talentos.
  • Propicia la concentración de los trabajadores en una misión, al eliminar determinadas distracciones generadas por la multitarea.
  • Mejora la productividad de la plantilla.
  • Permite establecer objetivos alcanzables en base a unas estadísticas realistas sobre la gestión del tiempo en el trabajo.
  • Descubre cuáles son las áreas de mejora dentro de los procesos de la organización.

Asimismo, estos softwares pueden vincularse a los diferentes programas informáticos de la compañía, ofreciendo una valiosa información que agiliza algunos trámites. Por ejemplo, conectado al sistema de contabilidad, se puede conocer cuánto tiempo se ha invertido en un proyecto de cara a la emisión de la factura, o integrado en el Departamento de Recursos Humanos, aporta los datos sobre el tiempo dedicado para elaborar las nóminas de los colaboradores externos o empleados por horas.

Aplicaciones para la gestión del tiempo en el trabajo

Entre la gran variedad de herramientas de time tracking, recogemos tres opciones:

  • MoneyPenny. Esta app incluye un conjunto de herramientas de seguimiento en tiempo real del trabajo realizado por cada profesional y/o tarea, su rendimiento y eficacia desde cualquier dispositivo informático. Entre sus servicios, ofrece informes, notificaciones a través de Slack y HipChat, registro de facturación, seguimiento de proyectos o monitorización de las tareas en vivo.
  • RescueTime. Esta aplicación posibilita conocer a qué se dedica el tiempo con el ordenador, incorporando funcionalidades como alertas, bloqueo de páginas o programas, creación de notas sobre las tareas realizadas e informes sobre la distribución del tiempo invertido.
  • Harvest. Además de la monitorización de la actividad, la elaboración de informes y la conexión con otros softwares, entre las ventajas de esta profesional aplicación de gestión del tiempo en el trabajo destacan la opción de visualizar el tiempo estimado para realizar proyectos futuros, lo que favorece la planificación, y su sencilla interfaz.

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Noelia Consultora Asociada en Grupo PyA (www.grupo-pya.com) colaborando en proyectos de consultoría de RRHH, formaciones, gamificación y facilitando talleres EL (Extraordinary Leader), EP (Extraordinary Performer) y ATEL (Advancing the Extraordinary Leader) de Zenger & Folkman en los que tuve la suerte de certificarme en 2015.

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