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Blog sobre Retención y Desarrollo
del Capital Humano

7 herramientas de comunicación externa

La comunicación externa se define como el conjunto de acciones informativas que la empresa  dirige a los actores y agentes exteriores a la misma, desde los consumidores y proveedores, hasta los inversores o la sociedad, con el objetivo de generar, mantener o reforzar las relaciones entre la compañía y los diferentes públicos.

7 herramientas de comunicación externa

¿Por qué un ciudadano se decanta por una y otra marca en casos de precios y características similares? En parte, por la comunicación externa. El consumidor almacena en su memoria los mensajes que ha recibido a lo largo de los años de las marcas (anuncios en televisión, noticias en prensa, publicaciones en Facebook…), haciéndole elegir aquel producto que, para él, goza de mejor reputación. De ahí la importancia de cuidar y potenciar la comunicación corporativa que traspasa las fronteras de la empresa.

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Punto de partida

Tradicionalmente, la comunicación externa se ha referido principalmente a las notas de prensa, la centralita de ventas o la publicidad, pero las nuevas tecnologías han abierto la puerta a una variedad mucho más amplia de herramientas o canales para hacer llegar el mensaje corporativo a los stakeholders.

Estamos en la era de la comunicación externa integral, caracterizada por la riqueza informativa, donde la labor de los responsables de esta área debe regirse por los siguientes fundamentos:

  • Un mensaje uniforme: el departamento de Comunicación Externa debe diseñar un plan de comunicación en el que defina cuáles son los valores, atributos y estilos (es decir, la imagen de empresa) que van a marcar todas las informaciones.
  • Adaptación a los diferentes canales informativos: aunque las ideas transmitidas sean homogéneas, los mensajes deben ser personalizados en función de la herramienta que se vaya a emplear y el público al que se dirija.
  • Adecuación temporal: para conseguir el mayor impacto posible, la planificación de la comunicación externa es esencial, de modo que las compañías deben estudiar no solo el cómo envían los mensajes, sino también el cuándo.

 

Canales de comunicación externa

¿Cómo se externaliza esta comunicación? Como decíamos, los vehículos comunicativos actuales son muy numerosos y siguen incorporando nuevas vías conforme evoluciona la tecnología. No obstante, las siguientes herramientas son los ‘must-have’ de toda organización:

  1. Notas de prensa o comunicados. Las notas de prensa reflejan las informaciones que la empresa envía directamente a los medios de comunicación y a través de los cuales da a conocer hechos novedosos y de cierto interés periodístico sobre la compañía: nuevos productos, incorporación de tecnologías, designaciones de cargos, etc. En el caso de los comunicados, aunque son muy similares, se emplean para transmitir a los medios una valoración sobre algún acontecimiento sucedido, como puede ser en un caso de crisis de comunicación (un accidente laboral de un trabajador, varios despidos, acusaciones…).
  2. Publicidad. Otro de los formatos clásicos de la comunicación externa es la publicidad, aunque hoy día no hay que limitarse a los anuncios tradicionales en radio, televisión, prensa o catálogos, sino que hay que abrir la mente a nuevas posibilidades, como los espacios patrocinados digitales o el ‘street marketing’.
  3. Web corporativa. Ya también se ha convertido en un imprescindible de toda compañía, cualquiera que sea su tamaño. A través de esta plataforma, la empresa puede informar al usuario sobre sus productos y servicios, propósito empresarial, política y valores, agenda de actividades, organigrama, etc. La navegabilidad, legibilidad y transparencia son los tres requisitos de toda web corporativa.
  4. Blog. Más recientemente se han incorporado los blogs a la comunicación externa corporativa. Se trata de ‘microsites’ donde las informaciones que publica la empresa ya no son meramente institucionales, sino que aportan un valor añadido, abordando temas de interés general para el público objetivo de la marca.
  5. Redes sociales. Contar con perfiles en las redes sociales permite a la firma llegar a un público muy amplio, tanto general como especializado. Por ejemplo, a través de LinkedIn se puede desarrollar una estrategia de employer branding para atraer a los mejores talentos. Estas herramientas, además, siguen incorporando nuevas formas de comunicación, como es el caso de las aplicaciones para realizar retransmisiones en directo habilitadas en las principales redes sociales.
  6. Boletines digitales. Una manera de mantener informados a las personas interesadas en la empresa son los boletines digitales. Se trata de emails en los que la compañía recoge temas de interés para los destinatarios: descuentos, promociones, resúmenes de noticias o entradas al blog…
  7. Llamadas telefónicas. Los ‘call centers’ son uno de los canales más complejos, pues se trata de un contacto directo y, en la mayoría de ocasiones, no solicitado que puede perjudicar la imagen de empresa. Por ello, es importante cuidar todos los detalles para evitar que provoque el efecto contrario al deseado.

 

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Julian Mesa Martinez Especialista en Liderazgo Grupo P&A

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